Договор аренды авто у сотрудника образец

Распространенные ошибки при аренде авто

Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ). Цели применения машины не оговариваются, естественно, по умолчанию они не должны быть незаконными.

Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:

• физическое;
• юридическое;
• индивидуальный предприниматель.

Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.

Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.

Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).

Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).

Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.

Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

• марка и модель автомашины;
• ее пробег на момент передачи;
• стоимость данного актива;
• данные технического осмотра;
• номер подписанного сторонами договора аренды.

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:

• 20 «Основное производство»;
• 23 «Вспомогательные производства»;
• 25 «Общепроизводственные расходы»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
• 44 «Расходы на продажу».

Примеры проводок для арендатора:

• дебет 20 (44), кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – арендная плата за пользование ТС начислена;
• дебет 76, кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» – удержание НДФЛ с суммы оплаты движимого имущества, которое арендовано у физлица;
• дебет 76, кредит 50 «Касса» (51«Расчетный счет») – передача средств за использование арендованного транспорта.

Примеры проводок для арендодателя:

• дебет 76, кредит 91.1 «Прочие доходы» – отражаются начисления арендной платы за автомобиль;
• дебет 51, кредит 76 – получение средств в уплату за аренду автомашины.

Арендодатель остается собственником актива – движимого имущества, которое учитывается на специальном субсчете счета 01. Он продолжает начислять на него обычную амортизацию: дебет 20 «Основное производство», кредит 02 «Амортизация основных средств».

Договор аренды заключается по форме «без экипажа». Если стороны не договорились об ином, сотрудник – хозяин машины — оплачивает только прохождение техосмотра. Остальные платежи вносит сам арендатор, а именно:

• страховку;
• парковку;
• заправку;
• ремонт;
• компенсацию за использование в служебных целях личной машины – арендную плату по договору.

Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

К СВЕДЕНИЮ! Если договор аренды заключен с собственным сотрудником, то вместо счета 76 следует применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример проводок для аренды автомобиля сотрудника:

• дебет 0001 – принятие машины сотрудника на забалансовый учет по определенной договором стоимости;
• дебет 26, кредит 73 – начисление платы за пользование автомобилем работника;
• дебет 73, кредит 68 – удержание НДФЛ с сотрудника, получившего доход – арендную плату;
• дебет 73, кредит 51 – перечисление сотруднику арендной платы минус подоходный налог на карточку;
• дебет 10, кредит 60 – учет топлива и смазочных материалов (по чеку, без налога);
• дебет 19, кредит 60 – НДС по ГСМ;
• дебет 68, кредит 19 – вычет НДС;
• дебет 26, кредит 10 – списание топлива;
• дебет 90, кредит 26 – учет остальных расходов;
• 001 – возврат сотруднику автомобиля.

Следует учесть нюансы начисления НДС, налога на прибыль и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

• арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
• автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
• есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

• если водитель – не сотрудник организации, это будут затраты на оплату труда;
• если хозяин машины работает в фирме и «шоферит» на нее свободное время, это будет «прочий расход по реализации и производству».

На практике для передачи автомобиля другому водителю обычно используется доверенность. Этот способ находится на слуху у водителей и получил широкое распространение.

Доверенность выдается собственником автомобиля и подписывается только им. После выдачи доверенности автомобилем может пользоваться как собственник, так и доверенное лицо.

В связи с этим на практике владелец автомобиля может получить следующие проблемы:

• Штрафы, зафиксированные камерами, работающими в автоматическом режиме, приходят на имя владельца и именно он должен их оплачивать. Существует возможность «переписать» штрафы на доверенное лицо, однако для этого само доверенное лицо должно обратиться в ГИБДД и сообщить, что именно оно было за рулем в момент нарушения. Зачастую доверенное лицо отказывается обращаться в ГИБДД по тем или иным причинам. При накоплении штрафов на сумму более 10 000 рублей действие прав владельца автомобиля может быть приостановлено за долги.
• Если доверенное лицо скроется с места ДТП, то лишение прав может быть наложено на владельца автомобиля. Стоимость ремонта чужого автомобиля также будет взыскана с владельца. Естественно, на практике есть вероятность, что собственнику автомобиля удастся доказать, что за рулем в момент ДТП был не он. Однако это потребует значительных затрат времени, да и нервы придется потрепать. Особенно, если явных доказательств (алиби) не найдется.
• Если доверенное лицо сядет за руль в состоянии алкогольного опьянения или не имея водительского удостоверения, то собственник автомобиля может получить наказание за передачу управления лицу в состоянии опьянения или лицу, не имеющему права управления. Штрафы в каждом из случаев довольно крупные — 30 000 рублей. Плюс лишение прав на срок от полутора до двух лет в случае пьяного водителя. При этом можно попытаться доказать невиновность собственника автомобиля, однако придется изрядно потрудиться.
• Текущий ремонт автомобиля производится за счет его собственника. Доверенное лицо, например, может проехать на автомобиле несколько десятков тысяч километров. За это время успеют выйти из строя детали подвески, потребует обслуживания двигатель.

Составление договора

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Если организация хочет взять у своего сотрудника ТС во временное пользование, то необходимо заключить соответствующий договор аренды. При этом нужно подготовить полный пакет необходимых документов, а также чётко прописать в этом соглашении условия передачи личного авто работника в прокат юридическому лицу.

Предприятие может взять машину в аренду как с экипажем, так и без него. В первом случае за рулём транспортного средства может находиться только сам собственник, а во втором арендуется только авто.

Список документов

В результате подписания договора аренды ТС временно переходит на баланс фирмы, поэтому при оформлении такой сделки владельцу ТС нужно предоставить пакет необходимых документов на машину.

Когда фирма берёт в прокат личное авто у своего сотрудника, в обязательном порядке оформляются такие документы:

• договор аренды машины — по одному экземпляру для владельца ТС и компании;
• акт приёма-передачи автомобиля — в нём указаны все регистрационные данные машины, результаты техосмотра и существующие повреждения, дата передачи ТС фирме, а также реквизиты и подписи обеих сторон сделки;
• путевой лист — позволяет рассчитать расходы на эксплуатацию авто арендатором.

Условия договора

Перед подписанием соглашения представитель организации и владелец машины договариваются о том, на каких условиях автомобиль будет передан в аренду. Все результаты этой договорённости в обязательном порядке вписываются в текст договора, чтобы в дальнейшем избежать взаимных претензий сторон друг к другу.

Основные условия, указывающиеся в тексте документа, перечислены ниже:

• передаётся ТС в аренду вместе с экипажем или без него;
• длительность аренды — можно указать любой период времени или подписать договор на неопределённый срок, не указывая дату конца его действия;
• с какой целью авто сдаётся в прокат, для чего оно будет использоваться;
• размер арендной платы — определяется по соглашению между арендодателем и компанией;
• сроки оплаты аренды — арендатор может вносить сумму ежемесячно (до указанного числа), один раз в квартал, в конце года и т. д.;
• порядок начисления пени за просрочку в оплате стоимости проката;
• порядок досрочного прекращения действия договора — в какой срок сторона, выступающая инициатором расторжения, должна сообщить второму участнику сделки о своём решении;
• сроки возврата машины и документов на неё владельцу после завершения периода действия договора;
• порядок взаимоотношений между арендодателем и арендатором в случае задержки возврата ТС — размер денежной компенсации за просрочку сроков возвращения машины владельцу;
• кто именно оплачивает расходы на страховку, техническое обслуживание машины, покупку горюче-смазочных материалов (ГСМ);
• возможность субаренды — может ли арендатор передавать ТС в аренду другим лицам;
• условия форс-мажора — в каких случаях стороны полностью освобождаются от ответственности за неисполнение условий договора аренды.

Если автомобиль берут в аренду вместе с экипажем, то все расходы на текущий и капитальный ремонт, стоимость страховки, а также компенсация ущерба, причинённого ТС третьим лицам, оплачивается арендодателем. Арендатор лишь оплачивает транспортные сборы, ГСМ и услуги по техобслуживанию машины в период действия договора аренды.

Если фирма арендовала авто без экипажа, то она берёт на себя все расходы по обслуживанию, ремонту, страхованию и заправке ТС, а также при необходимости обязуется возместить ущерб, нанесённый арендованной машиной третьим лицам.

Процедура оформления договора аренды автомобиля между представителем организации и сотрудником является достаточно простой. Но нужно придерживаться определённой последовательности действий и проверить наличие всех необходимых документов.

Пошаговая инструкция действий представлена ниже:

1. Собственник машины предоставляет представителю организации-арендатора все регистрационные документы и сам автомобиль для осмотра.
2. Представитель организации, берущей авто в аренду, обсуждает с владельцем ТС все условия сделки.
3. Письменно оформляют два экземпляра договора аренды по результатам достигнутого взаимного соглашения сторон обо всех условиях.
4. Обе стороны знакомятся с текстом договора, а затем ставят свои подписи.
5. Оформляется акт приёма-передачи ТС от арендодателя арендатору. Собственник машины передаёт ключи представителю организации.

Составить договор аренды автомобиля между физическими лицами можно в простой письменной форме. Ниже Вы найдете бланк и образец договора, однако при желании Вы можете написать договор самостоятельно. При этом Вы можете вычеркнуть ненужные пункты, а также добавить дополнительную информацию по собственному желанию.

1. Стоимость транспортного средства. Сумму можно выбрать по соглашению сторон. Она необходима на тот случай, если за время использования автомобиля арендатор его разобьет или автомобиль будет украден из-за халатности.

2. Срок, на который передается автомобиль. В течение этого срока ответственность за машину будет нести арендатор.

3. Стоимость аренды, а также порядок выплат.

В данной статье речь идет о договоре аренды, как альтернативе для доверенности, поэтому в качестве стоимости аренды можно указать «0 (ноль рублей)».

4. Обязанности арендатора по несению всех расходов, связанных с автомобилем. В данном случае речь идет об оплате штрафов, ущерба при ДТП, ремонте транспортного средства за время аренды. Все это должно производиться за счет Арендатора.

Договор, в отличие от доверенности, подписывается обоими участниками сделки. Кроме того, составляется акт передачи автомобиля в аренду, также подписанный сторонами.

Перечисленные выше условия позволят владельцу автомобиля избежать негативных последствий.

Например, если на имя собственника придет штраф, то он сможет обратиться в ГИБДД со своей копией договора и актом приема-передачи и доказать, что автомобилем в указанное время он не пользовался и не мог пользоваться.

То же самое касается и других неприятных ситуаций, описанных в начале статьи.

Экспертное мнение по удержанию общеобязательных взносов с платы за аренду и компенсаций за траты

О порядке удержания общеобязательных взносов по всем видам страхования высказывает свою позицию Минздравсоцразвития в письме № 550-19 от 12.03.2010. В частности, обращается внимание на то, что установленная договором имущественного найма арендная плата не облагается общеобязательными взносами. Обоснование — ФЗ № 212, ст. 7, ч.3.

Со ссылкой на ст. 188 ТК РФ, в настоящем письме оговорена возможность выплаты работнику компенсации за траты по использованию ТС. Речь идет об износе материалов, инструментов, технического оборудования, владельцем которого является работник. Сам факт компенсации, как и ее размер, согласовывается с работником и фиксируется в письменном виде посредством договора имущественного найма.

По части исчисления взносов на травматизм в письме предписано придерживаться надлежащих Правил, введенных правительственным постановлением № 184 от 2.03.2000 (редакция от 22.12.2016). Сообразно указанным правовым нормам и актуальному Перечню необлагаемых взносами выплат, страхователь вправе не начислять взносы по травматизму на суммы, связанные с возмещением трат по части исполнения трудовых обязанностей. Это же правило равно относится и к арендной плате за ТС.

В то же время рекомендовано обращаться по этим и иным вопросам страхования к ФСС РФ. За фондом на законодательном уровне закреплена обязанность по рассмотрению подобных обращений и дача разъяснений по ним.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Письмо подготовлено директором департамента развития социального страхования и гособеспечения С. А. Афанасьевым.

Пример 1. Бухгалтерские записи нанимателя по аренде авто

ООО «Проект» заключила со своим сотрудником Л. Н. Григорьевым договор аренды автомобиля седан FORD FOCUS без экипажа (форма для организации и физлица). Срок действия соглашения — год. Целевое использование — для рабочих поездок арендатора по РФ. Согласно достигнутым договоренностям управление, содержание автомобиля, а также возможный ремонт арендатор берет на себя. В учете аренду отображает только одна сторона — ООО «Проект».

Бухгалтерские записи ООО «Проект» по аренде ТС у сотрудника Л. Н. Григорьева	Характеристика
ДТ 001	Учитывается арендованный у Л. Н. Григорьева автомобиль FORD FOCUS (стоимость)
ДТ 26 КТ 73	Плата за аренду FORD FOCUS
ДТ 73 КТ 68 (НДФЛ)	Начисление подоходного налога на доход Л.Н. Григорьева в виде арендной платы
ДТ 73 КТ 50	Выдача денег в размере платежа за аренду
ДТ 10 КТ 60	ГСМ
ДТ 19 КТ 60	НДС по горюче-смазочным материалам к учету
ДТ 68 (НДС) КТ 19	НДС к вычету
ДТ 26 КТ 10	Списание горюче-смазочных материалов
ДТ 90 КТ 26	Траты по аренде и ГСМ учитываются в расходах
КТ 001	Возврат автомобиль FORD FOCUS владельцу — Л. Н. Григорьеву

Пример 2. Калькуляция НДФЛ и общеобязательных сборов при аренде авто

ООО «Василек» арендовал личный автомобиль у своего работника П. С. Дмитриева (резидента РФ). Сторонами заключен договор аренды с экипажем, согласно которому ежемесячная сумма арендного платежа составляет 7 000 руб., а оплаты услуг П. С, Дмитриева как водителя — 10 000 руб.

Каждый месяц наниматель обязан исчислять НДФЛ с платы (7 000 руб.), перечисляемой П. С. Дмитриеву за аренду. Кроме этого, арендатор удерживает общеобязательные страховые взносы (ОПС, ОМС, ОСС в части ВН и М) с оплаты за услуги водителя (10 000 руб.).

Калькуляция НДФЛ с дохода (арендной платы) П. С. Дмитриева	Калькуляция общеобязательных взносов с дохода П. С. Дмитриева за услуги в качестве водителя
Подсчет суммы подоходного налога производится стандартно, исходя из суммы дохода — 7 000 руб. и актуальной ставки налога для резидента РФ — 13% (по формуле 13% * доход): 13 % * 7 000 = 910 руб.	Подсчет ведется с учетом действующих страховых ставок и платы за услуги водителя (ставка * 10 000 руб.); взносы ОПС: 22% * 10 000 = 2 200, взносы ОМС: 5,1% * 10 000 = 510, взносы ОСС (ВН и М): 2,9% * 10 000 = 290

Итак, ООО «Василек» будучи арендатором, налоговым агентом и страхователем по отношению к своему работнику П.С. Дмитриеву осуществляет следующие ежемесячные удержания, связанные с арендой: НДФЛ — 910 руб., взносы ОПС — 2 200 руб., ОМС — 510 руб. и ОСС (ВН и М) — 290 руб.

Налоговые вопросы аренды ТС

Вопрос №1: Организация заключила с работником договор имущественного найма с экипажем, но не выделила в нем стоимость услуг водителя. В соглашении прописана одна сумма, включающая арендный платеж и оплату услуг. Как нанимателю рассчитать НДФЛ и общеобязательные взносы по доходам работника, с какой суммы?

Руководствоваться следует условиями договора. Поскольку там прописана одна сумма, наниматель (арендатор) должен удерживать налог и взносы только с нее. Определять облагаемую сумму иным путем он не вправе.

Оптимальный вариант выхода из подобной ситуации — заключение дополнительного соглашения. В нем можно будет определить стоимость услуг (работ), иные добавочные условия. На основании допсоглашения арендатор сможет далее с прописанной стоимости услуг исчислять и уплачивать общеобязательные сборы.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Вопрос №2: В каких случаях надо включать в базу НДФЛ траты арендатора на бензин?