Помощь юриста
Назад

Должностные обязанности делопроизводителя

Опубликовано: 29.08.2019
0
6

Актуальность профессии

Секретариатом считается структурный отдел организации, в обязанности которого входит проведение переговоров по телефону, работа с документами и переводами, ведение служебной переписки и многое другое.

Однако необходимо отметить, что объемы работы достаточно велики, так как каждый день через руки делопроизводителя проходит огромное количество бумаг, требующих проведения аналитической работы и перенаправления адресату, в некоторых случаях требуются также навыки перевода с иностранного языка, и, конечно же, сопровождение деятельности предприятия в части определённых должностной инструкцией полномочий. Однако речь об этом пойдёт несколько позже.

Относительно возникновения профессии следует сказать о давних корнях её происхождения. Так, раньше функции делопроизводителя выполнялись писарями и секретарями, и только в конце прошлого столетия появилась такое наименование профессии, как секретарь-делопроизводитель. Были основаны факультеты в ВУЗах, обучение в которых предполагает получение соответствующего документа об образовании в качестве специалиста категории делопроизводства и архивного дела.

Основы профессии

Каждой более или менее крупной компании непременно требуется делопроизводитель. Обязанности, которые ложатся на плечи такого сотрудника, включают в себя в основном чисто бумажную работу. На первый взгляд она кажется скучной и никому не нужной. Но так думают только те, кто совершенно не представляет себе весь документооборот предприятия.

Чтобы разобраться в этом потоке информации, и нужен делопроизводитель. Обязанности и функции, которые он должен исполнять, заключаются в следующем:

  1. Ведение всего оборота документов на предприятии.
  2. Телефонные звонки и беседы с клиентами.
  3. Обработка и регистрация входящей корреспонденции.
  4. Осуществление контроля документов, находящихся на исполнении у других сотрудников.
  5. Архивация документов.

Все это требует соответствующего знания норм и правил ведения делопроизводства. Подобные навыки, конечно, можно получить на практике, но лучше дополнительно иметь хорошую теоретическую подготовку.

Умения и качества

Претендент на занимание данной должности должен обладать определёнными навыками и умениями, преимуществом в получении должности будет наличие профильного образования, однако это не носит обязательного характера.

Среди требований к претенденту следует выделить такие умения, как:

  • Проведение работы с документацией предприятия;
  • Знания основ делопроизводства;
  • Знания основ архивного дела.
  • Уверенное владение компьютером и офисными программами.
  • Знание и умение в пользовании орг. техникой.
  • При этом важно уметь не только пользоваться программным обеспечение и орг. техникой, но и уметь проводить мелки ремонт и организовывать серьёзный ремонт неполадок и ошибок системы.

Должностные обязанности делопроизводителя

Другие существенные навыки:

  • Знать содержание руководящих и нормативных документов, которые касаются ведения делопроизводства в компании, и уметь применять их на практике .
  • Владеть основными сведениями из Единой государственной системы делопроизводства.
  • Знать стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
  • Структуру организации и её подразделения.
  • Осуществлять контроль за прохождением служебной документации.
  • Знать положения законодательства о труде, а также быть ознакомленным с правилами внутреннего трудового распорядка.
  • Быть ознакомленным с правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Предлагаем ознакомиться:  До скольки тысяч могут не выпустить за границу из за неоплаченного штрафа

Секретарь делопроизводитель в большинстве случаев является лицом фирмы, поэтому он должен уметь производить правильное впечатление на посетителей. Важно наличие навыков правильного корректного общения и умения избегать конфликтных ситуаций.

В большинстве случаев на эту должность претендует женская половина, однако в редких случаях ими могут быть и мужчины.

Среди прочего, делопроизводитель занимается организацией совещаний, оказывает помощь коллегам, организует график работы персонала и многое другое. Поэтому очень важно наличие опрятного внешнего вида и соответствие одежды внутреннему дрес-коду компании.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то

проще всего

это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

Он идеально подходит для ИП или ООО на

УСН

,

ЕНВД

,

ПСН

,

ТС

, ОСНО.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов.

Попробуйте и Вы удивитесь

, как это стало просто!

Немаловажные особенности

Каким же должен быть настоящий делопроизводитель? Обязанности и условия работы всегда накладывают свой отпечаток. Это касается абсолютно всего. Для начала стоит отдельно сказать о личных качествах. На таком рабочем месте от сотрудника потребуется:

  1. Аналитический ум, чтобы легко ориентироваться в потоке информации и принимать правильные решения.
  2. Способность долгое время концентрировать свое внимание на конкретной проблеме.
  3. Способность заниматься несколькими делами одновременно.
  4. Хорошая память, чтобы постоянно держать в голове нужную информацию.
  5. Порядочность.
  6. Общительность и доброжелательность.
  7. Стрессоустойчивость и умение справляться со своими эмоциями.
  8. Коммуникабельность.
  9. Спокойное отношение к критике в свой адрес.
  10. Умение вести деловые переговоры.
  11. Знание культуры общения и правильная речь.

При наличии всех этих требований делопроизводитель сможет как следует выполнять свою работу. Но у такой профессии есть и некоторые медицинские противопоказания. Среди них:

  • заболевания органов дыхания (туберкулез, астма и другие);
  • проблемы с сердцем (гипертония, аритмия, порок);
  • нервные расстройства.

Должностные обязанности делопроизводителя

Если таковых не имеется, то сотрудник может смело приступать к работе и надеяться на хорошие результаты.

Круг обязанностей

Практически в каждом городе есть предприятие или организация, на которой трудится делопроизводитель. Должностные обязанности такого работника, как правило, заключаются в следующем:

  1. Прием и обработка входящей корреспонденции. Специалист должен зарегистрировать письмо, передать его адресату, а затем проконтролировать исполнение указаний, отмеченных в резолюции. Такая информация заносится в специальные журналы или карточки и составляет банк данных.
  2. Сопровождает прохождение каждого документа по всем стадиям: подготовка – оформление – обработка – хранение. В любой момент делопроизводитель должен иметь возможность предоставить по запросу полный расклад.
  3. Учет отправленных и полученных бумаг.
  4. Архивация документов.
  5. Правильная организация учета и создание справочной базы для быстрого и удобного поиска.
  6. Контролирует правильность оформления и подписания документов, а также наложения соответствующих виз.
  7. Отвечает за сохранность всей документации предприятия.
Предлагаем ознакомиться:  Продавец кассир является ли должностным лицом

Со всем этим может справиться только специально подготовленный делопроизводитель. Должностные обязанности его составлены таким образом, чтобы выполняемая работа была максимально эффективной.

В обязанности входит следующее:

  • Проведение работы по приёму и регистрации поступающей корреспонденции (ведение журнала входящих и исходящих документов), применяя регистрационные карточки.
  • Компьютерная обработка поступающей корреспонденции в соответствии с требованиями руководства организации.
  • Передача документов сотрудникам для последующего исполнения.
  • Отслеживать порядок прохождения документов, осуществлять контроль за характером их исполнения.
  • Выдать справки по уже зарегистрированным документам.
  • Отправка на исполнение документации и корреспонденции адресатам.
  • Ведение учёта получаемой и отправляемой корреспонденции
  • Систематизировать и хранить документацию текущего архива.
  • Подготовка и сдача в архив организации документов, делопроизводство по которым закончено.
  • Обеспечение сохранности приходящей служебной документации.

Родственные профессии

Содержать в штате делопроизводителя могут себе позволить только крупные предприятия. Для организаций с малой численностью рабочих единиц это роскошь. Небольшой объем документооборота дает возможность экономить фонд оплаты труда. А несложную работу с документами берет на себя секретарь. Это позволяет специалисту максимально загрузить свой рабочий день. Поэтому обязанности секретаря-делопроизводителя представляют собой гармоничное сочетание функций, соответствующих обеим должностям.

Они должны быть собраны в одну инструкцию и обязательны для исполнения. Особенность состоит в том, что обе эти профессии (делопроизводитель и секретарь) очень схожи между собой. Обе они предусматривают работу с документами и общение по телефону. Здесь даже сложно определить, какая обязанность какой специальности подходит больше всего. По-прежнему остаются основные направления их деятельности:

  • работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
  • осуществление контроля исполнения документов;
  • ответы на телефонные звонки и их перенаправление для общения с другими специалистами;
  • ведение архива.

Все это и составляет обязанности секретаря-делопроизводителя.

Влияние специфики работы

Работа любого предприятия связана с потоками различных документов. Систематизировать ее и превращать в стройный механизм должен именно делопроизводитель. В детском саду обязанности такого плана тоже существуют в достаточном объеме.

Кроме того, надо учесть, что детские дошкольные учреждения, на основании закона Российской Федерации «Об образовании», в последнее время стали достаточно самостоятельными и получили довольно широкие права. Это касается научной, финансовой, кадровой, хозяйственной и других видов деятельности. Руководство таких учреждений может вести работу в самых разных направлениях, самостоятельно заключая договора и ведя соответствующие переговоры.

  • распорядительные;
  • информационные и справочные;
  • организационные;
  • кадровые (по личному составу);
  • финансовые;
  • технические.

Все поступающие бумаги необходимо привести в строгую систему, а затем передать для исполнения и реагирования.

Предлагаем ознакомиться:  Коммерческий директор обязанности

Работа секретаря-делопроизводителя сопряжена с выполнением разного рода зада, специфика которых отличается в зависимости от места работы и руководства. Можно работать в таких учреждениях, как ДОУ, школа, администрация, военная часть, МВД, больница.

Спектр обязанностей будет отличатся в связи с тем, что эти организации осуществляют разного рода деятельность, подчиняются в своей работе разным законам и имеют различные уставы.

Поэтому трудовая функция будет иметь отличия, однако общие требования к кандидату и основные навыки и умения для получения данной работы идентичны.

Важные функции

Приступая к составлению должностной инструкции, необходимо особое внимание обратить на функциональные обязанности делопроизводителя. Некоторые путают их с должностными. Но между этими понятиями есть серьезное различие.

В первом случае имеются в виду те главные функции, которые должен взять на себя специалист-делопроизводитель:

  1. Работа с входящими документами, их регистрация и распределение по структурным подразделениям.
  2. Учет движения бумаг и контроль их исполнения.
  3. Передача обработанной корреспонденции адресатам.
  4. Организация хранения документов.

Это главные направления, по которым должна быть организована работа специалиста подобного рода. Когда речь идет о должностных обязанностях, то имеется в виду то, чем обязан заниматься сотрудник на конкретном предприятии. Перечисленные действия рассчитаны на определенную структуру компании и особенность взаимодействия ее отдельных участков и подразделений.

Крупные фирмы, охватывающие большой диапазон деятельности, имеют возможность содержать в штате как секретаря, так и делопроизводителя. Маленькие и некрупные фирмы с небольшим количеством сотрудников обычно совмещают обе должности в одну — секретарь-делопроизводитель.

Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Рассмотрим функции делопроизводителя более подробно.

  1. Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных.
  2. Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию.
  3. Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.
  4. Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве.
  5. Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска.
  6. Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием.
  7. Ответственность за весь документооборот на предприятии.

Основные должностные обязанности делопроизводителя

Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.

С данным перечнем обязанностей справится грамотно обученный и подготовленный специалист. Он сможет оптимизировать работу и выполнить её с максимальной скоростью и эффективностью.

, ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector