Подписание (заключение) договора с электронной цифровой подписью

Правовая основа

В соответствии с законодательством Российской Федерации (ФЗ-63) квалифицированная электронная подпись (КЭП) является полным аналогом подписи собственноручной, поставленной синими чернилами. Требования контролирующих органов о ведении бумажного документооборота или о дополнительном проставлении на документах, заверенных КЭП, являются незаконными. Это правило распространяется и на договора, заключенные в письменной форме.

В действующем Гражданском Кодексе о правилах и признании силы договора говорится в нескольких статьях.

Ст.160 фиксирует правила заключения сделки в письменной форме, которая должна быть проведена путем заключения договора, выражающего ее содержание, а также закрепленного подписями сторон или их уполномоченными лицами. Многосторонние сделки и правила их заключения прописаны в п.2 и п.3 ст. 434 ГК РФ.

П.1 ст. 162 ГК РФ предусматривает возможность заключения дополнительных требований, которые стороны могут установить для соответствующей формы сделки, а также последствия за несоблюдения этих требований.

Заключить договор можно при помощи средств механического или иного копирования подписи, при помощи ЭЦП или с иным аналогом собственноручной подписи. Если по физическим или иным причинам гражданин не может поставить свою подпись, то за него это может сделать доверенное лицо.

В Арбитражном процессуальном кодексе (ст.75) говорится о том, что документы, составленные с использованием факсимильной подписи, электронной цифровой или личной подписи, принимаются в качестве письменных доказательств.

Трудовой Кодекс РФ (ст. 312 п.1 и п.2) разрешает использование электронной формы документа при заключении трудового договора с дистанционным сотрудником.

Общие требования к форме сделки

Гражданское законодательство знает всего две формы, в которых может быть заключена сделка: устная и письменная (п. 1 ст. 158 ГК РФ). В свою очередь, письменная форма подразделяется на простую и нотариальную. А простая письменная форма, если речь идет о двусторонних или многосторонних сделках (т. е. о договорах), может принимать самые разнообразные виды.

Это не только привычный бумажный документ, в котором изложены все условия, поименованы стороны и стоят их подписи. Договоры могут заключаться и путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи (п. 1 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Помимо единого документа, подписанного сторонами, а также обмена документами, Гражданский кодекс знает еще одну разновидность письменной формы договора. Это направление одной стороной письменного предложения заключить договор и совершение другой стороной действий по выполнению указанных в этом предложении условий договора, например, по отгрузке или оплате (п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ).

Проще говоря, в ситуации, когда одна сторона просто выставляет счет, содержащий указание на то, что после его оплаты в установленный срок произойдет отгрузка указанных в нем товаров, работ или услуг, а вторая сторона в установленный срок этот счет оплачивает, между сторонами заключается договор. Причем, такой договор считается заключенным именно в письменной форме, даже если отдельный документ, подписанный обеими сторонами, при этом не оформляется.

Подведем промежуточный итог: простая письменная форма сделки считается соблюденной в следующих случаях.

1. Стороны составили и подписали один документ, в котором изложили все условия договора.
2. Стороны согласовали все условия договора в письмах или других «односторонних» документах, которыми они обменивались.
3. Одна сторона направила другой письменное предложение заключить договор на определенных условиях (например, выставила счет), а другая сторона в ответ на это предложение совершила действия по выполнению указанных в нем условий договора (например, в срок, указанный в счете, провела его оплату).

По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.

Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).

ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:

• для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
• договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).

Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:

1. должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
2. документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.

Что наделяет юридической силой электронный договор

В цифровой среде квалифицированная или неквалифицированная (при заключении дополнительного соглашения) цифровая подпись является гарантом подлинности документа и его неизменности и подтверждает авторство (согласно ФЗ-63). Все документы, подписанные КЭП, приравниваются к бумажным документам.

Как определить автора документа

Как было сказано выше, при заключении договора путем обмена письмами и прочими документами, в т. ч. и электронными, важное значение имеет факт установления автора соответствующего документа. Согласно п. 4 ст. 434 ГК РФ необходимо, чтобы сторона, получающая соответствующее письмо или документ, смогла достоверно установить, что они исходят от другой стороны по договору.

Очевидно, что безусловным доказательством составления стороной по договору документов в электронной форме является квалифицированная (КЭП) или неквалифицированная электронная подпись отправителя документа (п. 2 ст. 160 ГК РФ). В этом случае не требуется каких-то дополнительных доказательств того, что документ исходит от стороны по договору.

Ведь такая электронная подпись позволяет достоверно определить лицо, подписавшее электронный документ (ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Поэтому наличие КЭП в документе в электронной форме, подлинность которого удостоверена программой проверки, позволяет сделать вывод, что он составлен конкретным лицом, т.е. «исходит от стороны по договору».

Если же при заключении договора в электронной форме стороны используют простую электронную подпись или иной аналог собственноручной подписи, то стороне нужно отдельно удостовериться, что документ составлен и отправлен стороной по договору. В частности, доказательством этого может быть отправление электронного документа именно с того адреса электронной почты, который указан в соглашении, предусматривающем электронный документооборот.

Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.

Например, клиент заявляет, что передумал сотрудничать, отказывается платить за выполненную работу, скан юридической силы не имеет и поэтому все отношения регулируются нормами о неосновательном обогащении. Там правила уже другие.

Чтобы не попасть в такую неприятную ситуацию, нужно заранее обезопасить себя на этапе заключения договора. Есть три варианта действий, которые позволят избежать признания договора незаключенным:

1. подписать договор квалифицированной электронной подписью (КЭП);
2. прописать в договоре, что стороны в подтверждение сотрудничества направляют друг другу подписанные скан-копии с последующим обменом бумажными оригиналами;
3. указать в договоре, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам.

Первый способ предельно ясен. Для его применения у вас и вашего контрагента должна быть в наличии действующая КЭП (по старому — ЭЦП). Подписываете ею договор и ни у кого не будет вопросов. Согласно ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Распечатывать, подписывать бумажный экземпляр и сканировать его не нужно. Подписать договор с помощью КЭП можно прямо в текстовом или pdf-редакторе.

При втором и третьем способе скан-копия считается подписанной простой электронной подписью (ПЭП), идентификатором которой выступает адрес электронной почты (о видах электронной подписи и их применении читайте здесь).

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи электронный документ, подписанный ПЭП, признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью только в случае прямого указания закона или соглашения сторон. Поэтому в самом договоре нужно обязательно указать, что электронный образ документа равен бумажному.

Этот вариант предполагает направление бумажного подлинника хотя бы одной из сторон и страхует ее на случай, если другая сторона не направит в ответ свой экземпляр.

Можно обойтись и без обмена бумажными экземплярами. Для этого в договоре укажите, что электронные скан-копии равнозначны бумажному договору, подписанному собственноручной подписью.

Помимо условия об электронном взаимодействии в договоре нужно обязательно прописать адреса электронной почты каждой из сторон. Это важно. Значение имеет даже то, какой именно электронной почтой вы пользуетесь при переписке.

Какой договор можно заключить в электронном виде

Использование электронной цифровой подписи позволяет приравнять электронный договор к бумажному, но из этого правила существуют исключения. Некоторые формы документов могут быть составлены только на бумажном носителе, а некоторые — только в электронном виде.

На бумаге

В случаях, прописанных в Федеральном Законодательстве, сделку можно заключить только в обычной, т.е. бумажной, форме (ФЗ-63). В электронном виде нельзя составлять договоры, подлежащие обязательному нотариальному удостоверению. К ним относят:

• договоры купли-продажи или дарения недвижимости и т.п;
• договоры ренты.

Также согласно ст. 362 ГК РФ в простой письменной форме и только на бумажном носителе оформляют договор поручительства.

В электронном виде

Остальные виды договорных документов могут заключаться и в электронной, и в обычной форме. Исключение составляют контракты электронных аукционов (ФЗ-44), некоторые формы гражданско-правовых актов, заключение контракта удаленной работы.

Как оформить электронное письмо с договором

От теории перейдем к практике. Как правильно оформлять договоры, заключаемые в электронном виде? К примеру, если речь идет об обмене электронными письмами, нужно ли все условия излагать непосредственно в «теле» письма, или это может быть вложение? А если вложение, то в каком формате?

Гражданский кодекс на этот счет хранит молчание и не устанавливает обязанности сторон использовать при заключении договора в электронной форме какие-либо конкретные информационные технологии и (или) технические устройства. Значит, все эти вопросы определяются сторонами самостоятельно. Например, вопросы могут согласовываться в заключенном сторонами рамочном договоре, определяющем порядок и условия заключения последующих договоров в электронной форме. Если же подобные нюансы сторонами не согласованы, то каждая из них может использовать любой вариант оформления документа в электронной форме.

Более того, если стороны не установили иных условий, то разные экземпляры одного и того же договора, для которого законодательством предусмотрена простая письменная форма, могут формироваться в разных форматах и даже на разных носителях, т.е. и в электронной форме, и на бумажном носителе. Ведь ГК РФ не устанавливает запрета на совмещение нескольких способов заключения договора в простой письменной форме.

Где можно подписать ЭД

Подписание договора электронной цифровой подписью предусмотрено в разных программах и системах. Среди них:

• электронные торговые площадки с государственными и коммерческими торгами;
• сайты коммерческих организаций, предоставляющие клиентам возможность удаленного подписания договора после регистрации и установки специального программного обеспечения;
• системы учета (SAP, Oracle и т.п.);
• специализированные системы ЭДО;
• информационные системы;
• специальные программы для использования электронной цифровой подписи, установленные на ПК;
• веб-сервисы.

В российском информационном пространстве из программных средств и веб-сервисов чаще используются продукты КриптоПро и Контур.Крипто. Объясняется это тем, что это первый разработчик сертифицированных средств электронной подписи.

Счет на оплату по электронной почте

При заключении договора путем обмена сканами основной риск состоит в доказывании того, что электронное письмо было отправлено именно контрагентом.

В заключение остановимся еще на одном моменте: можно ли в электронной форме заключить договор путем выставления счета и его оплаты? То есть, можно ли такой счет-оферту выставлять не на бумаге, а в электронном виде?

Как уже говорилось, пунктом 3 статьи 434 ГК РФ предусмотрено, что требование о письменной форме договора считается соблюденным, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 ГК РФ. В соответствии с указанной нормой совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.

) считается акцептом (акцепт путем исполнения). Применение этого правила ГК РФ никак не ограничивает только сферой документооборота на бумажных носителях. А значит, оно может применяться и в случае оферты (в т. ч. и выставления счета) в электронной форме. Заметим, что указанные выводы подтверждаются и судебной практикой (см.

Тонкости заключения ЭД

П.2 ст.434 ГК РФ говорит о том, что заключение ЭД допускается только при пересылке документа по телекоммуникационным каналам связи и при условии, что подписавшие стороны могут идентифицировать друг друга. Поскольку только квалифицированная электронная подпись имеет юридическую силу ее применение является гарантом неизменности содержания и действительности информации (п.2 ст.160 ГК РФ). А понятие КЭП и требования к ней прописаны в ст.2 ФЗ-63.

Юридическая сила КЭП объясняется следующими характеристиками (прописаны в п.4 ст.5 ФЗ-63):

• созданием при помощи криптографических средств преобразования информации, в т.ч. при помощи закрытого ключа;
• возможностью идентифицировать автора документа;
• возможностью выявить изменения в ЭД, внесенные после подписания;
• созданием при помощи сертифицированных и отвечающих требованиях ФЗ средств создания ЭЦП;
• наличием ключа проверки электронной подписи, прописанном в квалифицированном сертификате.

Квалифицированный сертификат ЭЦП используется стороной соглашения и должен быть действительным на момент подписания договора. В ином случае сделка признается недействительной (постановление ФАС ЦО от 07.04.2014 под номером А62-2893/2011).

К таким договорам относятся все формы покупок в онлайн-магазинах, оплата услуг электронными деньгами, оформление заказов и т.д. Удаленная форма сотрудничества подразумевает заключение контракта с подписанием его электронной копии. Обычно пользователь получает уже готовый вариант документа и соглашается с его положениями.

На процесс заключения подобных договоров распространяются общие правила, прописанные в п.1 ст.6 ФЗ-63. Пользователь или потребитель обязан подписать ЭД при помощи средств, заменяющих его собственноручную подпись, т.е. ЭЦП.

Электронный документооборот и составление электронных договоров призваны экономить физические и финансовые силы как физических, так и юридических лиц. Юридическую силу документам, составленным в электронной форме, придает квалифицированная ЭЦП. Использование неквалифицированной или простой ЭЦП возможно лишь с дополнительным соглашением, прописывающим требования к подписи и документу.

Кроме внутреннего документооборота ЭД используются на всевозможных торговых площадках, в информационных и учетных системах, а также в интернет-пространстве. Заключение ЭД между организацией и физическим лицом или пользователем возможно и при помощи простой электронной подписи, если речь идет об интернет-магазине или иных онлайн-услугах.