Как назначают отпуска

Продолжительность

Очередные оплачиваемые отпуска делятся на две группы: основной и дополнительный.

Основной полагается абсолютно всем сотрудникам, включая сезонных работников и занятых надомным трудом, а также совместителям и тем, с которыми был заключён трудовой договор сроком до двух месяцев. Он может длиться 28 календарных дней, для некоторых категорий предусмотрены удлинённые основные отпуска по 42 и 56 дней (например, педагогам). Данное право не зависит от организационно-правовой формы работодателя и от должности сотрудника.

Часть отпуска, превышающая 28 дней, может быть заменена денежной компенсацией по письменному заявлению сотрудника. Не допускается замена следующим категориям:

• беременным;
• несовершеннолетним;
• занятым на работах с вредными и опасными условиями, если дополнительный отпуск назначается именно за эти условия.

Также дополнительные отпуска могут предоставляться работодателем по его усмотрению в качестве поощрения или мотивации, что отражается в локальных нормативных актах.

Оплачиваемые отпуска предоставляются в календарном исчислении. Это означает, что выходные дни в него входят и не вычитаются из общего количества дней.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Очередным ежегодным оплачиваемым отпуском (ОО — далее) считается период, когда труженик может не появляться на работе, не исполнять обязанности. Это оплачиваемое время отдыха.

Право на ежегодный отход от дел прописано в 114-й статье ТК РФ. Однако определения отпуска в указанном пункте законодательства не приведено. Оно следует из контекста закона.

График отпусков и его соблюдение являются обязательными как для работника, так и для работодателя. Однако, на практике нередко возникают случаи необходимости переноса или продления очередного ежегодного отпуска. Например, в случае временной нетрудоспособности работника, при исполнении работником каких-либо государственных обязанностей, выполнение которых требует незамедлительных действий, и другое.

В случае, если ежегодный оплачиваемый отпуск, по соглашению между работодателем и работником, делится на части, одна из его частей обязательно должна составлять не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

В свою очередь, ежегодный основной оплачиваемый отпуск можно разделить на:

• отпуск стандартной продолжительности – 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ);
• удлиненный отпуск. Такой отпуск предоставляется определенным категориям работников, например, работникам, имеющим инвалидность. Продолжительность их ежегодного основного оплачиваемого отпуска не может быть менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ).

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам в соответствии с графиком отпусков. Кроме того, основной отпуск может быть предоставлен с согласия работодателя не по графику, а некоторым работникам он должен быть предоставлен в любое удобное для них время (ст. 123 ТК РФ).

Подробнее о правилах предоставления отпуска работнику читайте в отдельном материале.

Определенным категориям работников, кроме ежегодного основного оплачиваемого отпуска, полагается еще и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). К примеру, такой отпуск положен работникам, трудящимся во вредных условиях.

Продолжительность такого отпуска зависит от того, к какой конкретно категории работников относится сотрудник. К примеру, «вредникам» полагается, как минимум, 7 календарных дней дополнительного отпуска за год, отработанный во вредных/опасных условиях (ст. 117 ТК РФ). А вот работникам, трудящимся в районах Крайнего Севера, положено 24 календарных дня ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (ст. 321 ТК РФ).

Подробнее о том, кому положен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, а также о порядке предоставления отпуска, читайте в отдельной статье.

Периодичность

Отпуск предоставляется ежегодно. При этом считается не календарный год, а рабочий, и он является индивидуальным для каждого сотрудника. Первым днём рабочего года считается дата поступления сотрудника на работу — его первый рабочий день. Например, если трудовой договор подписан 6 июня 2016 года, то рабочий год данного сотрудника будет длиться до 7 июня 2017 года.

После того как с первого рабочего дня пройдёт шесть месяцев, сотрудник получает право на предоставление отпуска.

Далее он будет пользоваться этим правом раз в год в соответствии с графиком отпусков.

По соглашению сторон отпуск могут предоставить и ранее шести месяцев. А беременным и сотрудникам, не достигшим совершеннолетия, отпуск должен быть предоставлен по их письменному заявлению и до истечения шестимесячного срока.

Как считать стаж

По статье 122 ТК РФ право на отход от дел возникает у труженика после того, как его стаж на производстве достигнет шести месяцев. Данная норма соблюдается только в первый год работы. Затем, ОО работники получают по графику, утвержденному на предприятии. При этом отпуск может предоставляться авансом, за еще не отработанный срок.

Расчет стажа осуществляется в рамках ст.121 ТК РФ. В частности, в срок службы включаются такие сроки:

• фактической работы;
• простоя не по своей вине;
• временного отсутствия, во время которого за человеком сохранялось место (командировка, к примеру);
• отпуска без сохранения заработка, но не более 14 суток в год.

В стаж не включаются периоды отсутствия на службе:

• в связи с уходом за малышом до трехлетнего возраста;
• виновных прогулов и простоев;
• за свой счет, превышающих 14 суток.

Важно: все периоды, учитываемые в расчете, должны быть документально оформлены.

Вам нужна консультация эксперта по этому вопросу? Опишите вашу проблему и наши юристы свяжутся с вами в ближайшее время.

В ст. 112 ТК РФ перечислены дни, не учитываемые при исчислении любого вида отпусков.

Данное положение законодательства учитывается при проведении вычислений следующим образом:

• указанные даты пропускаются, когда определяется дата окончания ОО;
• следовательно, время продлевается на столько суток, сколько в нем оказалось официальных праздников.

Подсказка: самым продолжительным при прочих равных параметрах оказывается отпуск, взятый перед Новым годом. Он удлиняется за счет 1-8 января — официальных каникул.

Однако стоит обратить внимание, что если в заявление на отпуск указать конкретные даты отпуска, например, с 24 декабря и по 15 января, то отпуск не увеличится за счет новогодних праздников, но если в заявлении будет указано, например, о предоставлении отпуска с 24 декабря продолжительностью 20 дней, то отпуск увеличится за счет новогодних праздничных дней.

Методика исчисление оплаты во время отдыха приведена в таких актах:

• в ст. 139 ТК РФ;
• в Постановлении Правительства № 922 от 24.12.07.

Оплата производится с учетом среднедневного заработка. Последний исчисляется на основании:

• начислений за предшествующие 12 месяцев;
• среднемесячного количества дней (29,3).

Если год отработан не полностью, то применяется такая формула:

• СДЗ = З / (ПМ х 29,3 СДД), где:
  • СДЗ — средняя зарплата в день;
  • З — заработок за весь период;
  • ПМ — число месяцев, отработанных полностью;
  • СДД —количество дней, отработанных в неполном месяце.

СДД = 29,3 / КДМ х ОДН, где:

• КДМ — количество суток в месяце;
• ОДН — число отработанных дней.

Пример подсчета

Сотрудник начал работу на предприятии 14.07.17. Ему установлен оклад в размере 25 000,0 руб. Служащих брал больничный с 02.10 по 11.10.17. Заявление на ОО он написал с 18.04.18 на 14 суток.

Внимание: на практике отдыхать заявитель будет 15 суток, так как в период попадает 1 Мая — праздник.

При исчислении следует учесть три месяца, отработанных не полностью:

• июль 2017 — 18 дней (СДД1 = 29,3/31×18 = 17,01);
• октябрь — 21 д. (СДД2 = 29,3/31×21 = 19,85);
• апрель 2018 — 17 д. (СДД3 = 29,3/30×17 = 16,6).

Определим СДД для неполных месяцев:

• 17,01 19,85 16,6 = 53,46.

Всего в указанном периоде исчисления семь полностью отработанных месяцев. Таким образом среднедневные начисления считаются так:

• СДЗ = 221 670,0 руб. / (29,3×7 мес. 53,46) = 857,33 руб.

За четырнадцать дней ОО следует перечислить работнику:

• 857,33 руб. х 14 д. = 12 002,62 руб.

Важно: в приведенных формулах учитываются дни официальных праздников.

Финансирование отдыха работников нормировано в ст. 136 ТК РФ. В ее тексте строго указано, что деньги человек должен получить за трое суток до отпуска. На практике таковое правило соблюдается не всегда. Перевод на карту отпускника осуществляется в дату финансирования зарплаты. Следует знать, что несоблюдение норм закона грозит наказанием работодателю:

• руководителю;
• главному бухгалтеру.

Для сведения: штрафные санкции приведены в статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Размеры их таковы:

• для должностных лиц — от 1 до 5 тыс. руб.;

• для индивидуальных предпринимателей — от 1 до 5 тыс. руб.;

• для предприятий — от 30 до 50 тыс. руб.

Статья 121 ТК РФ включает следующие периоды, засчитываемые в стаж для получения права на отдых:

• периоды, фактически проведённые на рабочем месте, и осуществления трудовой деятельности;
• периоды, в которые фактически сотрудник не работал, но за ним сохранялась его должность (время очередных отпусков, отсутствие по болезни);
• периоды, когда сотрудник отсутствовал на работе не по своей вине (незаконное увольнение с последующим восстановлением, отстранение от обязанностей из-за невозможности пройти обязательный медосмотр).

Исключаются:

• периоды отсутствия на рабочем месте без уважительных причин;
• период отпуска по уходу за ребёнком;
• периоды отпусков без сохранения среднего заработка, превышающие 14 дней (в сумме за рабочий год).

Отпуск без сохранения заработной платы

Сумма выплат рассчитывается из среднего заработка сотрудника. Средний дневной заработок исчисляется за 12 месяцев, предшествующих отпуску. Для этого вся сумма выплат за этот период делится на 12, затем на 29,4. Затем эта сумма умножается на количество дней отпуска.

Выплаты должны производиться за три дня до его начала.

Данный вид отпуск может быть предоставлен работнику:

• или в определенных случаях в обязательном порядке по заявлению работника. К примеру, работодатель должен предоставить работнику отпуск за свой счет в случае рождения у него ребенка (ст. 128 ТК РФ);
• или с согласия работодателя.

Также, говоря о неоплачиваемом отпуске, предоставляемом работнику в обязательном порядке, стоит отметить, что некоторые из таких отпусков предоставляются абсолютно всем работникам в случае наступления определенных событий (к примеру, как мы уже говорили, в случае рождения ребенка), а некоторые – только определенным категориям работников (например, работникам-инвалидам).

Продолжительность отпуска за свой счет зависит от конкретной ситуации и категории работника, желающего взять такой отпуск. Например, при рождении ребенка работнику полагается отпуск до 5 календарных дней, а работнику-инвалиду – 60 календарных дней в году.

Детали предоставления отпуска без сохранения заработной платы вы найдете в отдельном материале.

График

Согласно российского трудового законодательства (ст. 122 ТК РФ) отпуск должен быть предоставлен работнику ежегодно, независимо от правовой формы организации. Работник, оформленный по трудовому договору, имеет право на использование отпуска по истечении 6 месяцев непрерывной работы в организации. До 6 месяцев оплачиваемый отпуск может быть предоставлен только отдельным категориям работников (женщинам по беременности, до и после родов, несовершеннолетним работникам).

В последующие годы работы в данной организации работнику может быть предоставлен отпуск в любое время, согласно установленному графику очередности. График отпусков должен быть утвержден работодателем не позднее, чем за 2 недели до дня наступления нового календарного года (ст. 123 ТК РФ). Ежегодный очередной отпуск работника не может начинаться раньше, чем начинается рабочий год, за который предоставляется положенный отдых.

О дате, с которой начинается отпуск, работник должен быть поставлен в известность за 2 недели до начала отдыха. Основанием для предоставления отпуска служит личное заявление работника, составленное в произвольной форме и содержащее в себе:

1. ФИО и должность руководителя;
2. ФИО работника и наименование структурного подразделения;
3. вид документа – заявление ;
4. вид отпуска – очередной, дополнительный;
5. дату и личную подпись работника.

Основания для предоставления дополнительного отпуска подтверждаются официальными документами, которые обязательно прилагаются к заявлению работника.

Документальное оформление отпусков начинается с графика отпусков.

Наличие графика на предприятии является обязательным требованием, трудовая инспекция при осуществлении проверки будет расценивать отсутствие данного документа как нарушение.

Составлять график следует, учитывая три фактора. Первый – пожелания сотрудников. Кадровик или начальник отдела должен провести опрос, выяснить, когда тому или иному работнику предпочтительней всего будет отправиться в отпуск.

Данные сводятся в таблицу. Второй – положения Трудового Кодекса. Нельзя нарушать основные права сотрудников. Например, на некоторых вредных производствах положен более продолжительный отдых.

Помимо этого, существуют группы лиц, которым положены привилегии и первоочередность при составлении графика.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, почетные доноры.

Не учитывать столь важные моменты – несомненное нарушение трудовых прав.

График составляется и утверждается руководителем организации не позднее, чем за две недели до начала года (календарного). При его составлении может учитываться мнение профсоюзного органа и предпочтения сотрудников, если есть возможность.

Руководитель издаёт приказ о составлении такого графика. Сотрудники в письменном виде выражают свои пожелания. Также руководители отделов готовят информацию о наличии в штате сотрудников, кому положены дополнительные или удлинённые отпуска. График составляют по унифицированной форме Т-7 в двух экземплярах (для службы персонала и для бухгалтерии).

Отпуск по беременности и родам

Беременной сотруднице работодатель обязан предоставить отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ). Стандартная продолжительность такого отпуска составляет 140 календарных дней: 70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов.

Отпуск по беременности и родам предоставляется на основании заявления работницы, а также предоставленного ею больничного по беременности и родам.

Подробнее о продолжительности отпуска по беременности и родам можно прочитать в отдельном материале.

Порядок оформления

Для получения права на отпуск работник должен написать заявление в произвольной форме.

В нём должны содержаться:

• ФИО и должность руководителя;
• ФИО и должность сотрудника, о лица которого пишется заявление;
• наименование документа;
• просьба о предоставлении отпуска с указанием его вида (очередной ежегодный и/или дополнительный) и дат начала и окончания;
• дата подачи заявления и подпись сотрудника.

Руководитель должен завизировать заявление и отдать распоряжение в службу персонала о создании приказа на предоставление отпуска с назначением ответственных лиц за его исполнение.

Приказ составляется по унифицированной форме Т-6 и Т-6а, в нём содержатся личные данные сотрудника, даты начала и окончания отпуска, указания бухгалтерии для произведения выплат.

Документальным оформлением ОО занимается кадровое подразделение. В обязанности специалиста входит следующее:

1. Оказание помощи труженикам в составлении заявления.
2. Исчисление стажа для расчета.
3. Подготовка проекта приказа.
4. Ознакомление с документом отпускника.
5. Регистрация приказа в специальном журнале.
6. Передача копии документа в бухгалтерию для оплаты.
7. Внесение информации:
   1. в личное дело служащего или карточку Т-2;
   2. в табель учета рабочего времени.

Внимание: форма приказа и документа для расчета устанавливается на предприятии.

Инициирует уход от дел труженик. Он должен подать руководителю заявление. В документе указывается такая информация:

• адресат в форме:
  • наименование должности руководителя;
  • фамилия и инициалы;
• заявитель:
• вид отпуска;
• продолжительность;
• дата начала;
• период службы;
• дата и подпись.

Учебный отпуск

По общему правилу, если сотрудник совмещает работу с учебой, то работодатель должен предоставить ему учебный отпуск, в частности, на время сдачи экзаменов (ст. 173-177 ТК РФ).

Учебные отпуска можно разделить на:

• оплачиваемые;
• неоплачиваемые.

Учебный отпуск предоставляется работнику на основании его заявления и справки-вызова из учебного заведения, в котором работник получает знания.

Все нюансы предоставления учебного отпуска читайте в отдельной статье.

Порядок оформления

Никакие изменения в Трудовой кодекс в части порядка предоставления отпусков в 2016 году не вносились. Так что, отпуска предоставляются на тех же условиях, что и раньше.

В статьях ТК РФ содержится множество нюансов, связанных с предоставлением ОО. Основные — это регулярность и сохранение трудовых отношений. Однако вместе с ними приведены еще специализированные требования к работодателю. Они таковы:

1. Отпускное время следует планировать заранее. Администрация предприятия (кадровое подразделение) должна составить график отпусков и согласовать его с тружениками.
2. Право на оплачиваемый отпуск возникает у труженика, имеющего полугодовой стаж службы на предприятии. Оно может быть нарушено по договоренности сторон (свободные дни предоставляются авансом). За второй год работы и последующие годы отпуск предоставляется в любое время в соответствии с графиком отпусков.
3. Заявления на ОО некоторых категорий тружеников должны быть удовлетворены незамедлительно. К таковым относятся:
   1. беременные;
   2. несовершеннолетние;
   3. усыновители младенцев;
   4. льготники, к примеру, чернобыльцы или инвалиды.

Для сведения: график составляется до 15 декабря года, предшествующего отчетному. Он имеет две формы:

• Указываются конкретные даты. В этой ситуации кадровик обязан предупредить труженика заранее о том, что ему пора готовится к отпускному сроку.

• Указываются месяца. В таковой ситуации работник должен оповестить администрацию в письменной форме о дне отхода от дел. Заявление подается за две недели до даты предполагаемого ОО.

Увольнение во время отпуска

Одной из гарантий для сотрудника является сохранение за ним его рабочего места и должности на период отпуска. В этот период работодатель не имеет права уволить его. Единственное исключение — ликвидация предприятия или прекращение деятельности юридического лица.

Перенос

График отпусков обязателен и для сотрудников, и для руководителя. На практике всё же часто возникают обстоятельства, по причине которых приходится переносить даты отпуска. В таком случае по согласованию с руководством в график вносятся изменения.

Если инициатива исходит от работника, он должен написать заявление.Также при производственной необходимости отпуск может быть перенесён на следующий рабочий год с согласия работника. Но более двух лет подряд не предоставлять отпуск запрещено законодательством.

Отзыв из отпуска

В случаях производственной необходимости сотрудник может быть отозван из отпуска, но только с его согласия. Это оформляется официальным приказом. При этом оставшуюся часть отдыха он сможет использовать в любое удобное для него время.