Помощь юриста
Назад

Тайм-менеджмент — что поглощает время работника

Опубликовано: 26.01.2020
0
1

Общие понятие

Учёт рабочего времени – это мониторинг деятельности работников в соответствии с установленным распорядком труда в конкретной организации. Он необходим для поддержания трудовой дисциплины, так как в противном случае со стороны работников возможно злоупотребление доверием работодателя.

Учёт рабочего времени должен чётко согласовываться с положениями Трудового Кодекса, согласно которому каждый работник имеет право на перерывы в течение дня, законные выходные и отпуска.

В статье 91 ТК РФ говорится о том, что следует считать рабочим временем. Внутренний трудовой распорядок в каждой организации не должен входить в противоречие с этой статьёй.

Учёт рабочего времени необходим для того, чтобы:

  • Тайм-менеджмент - что поглощает время работникаконтролировать явку сотрудников в положенное время и обнаруживать задерживающихся и отсутствующих;
  • проверять присутствие работников на местах на протяжении всего периода рабочего времени, возвращение их с обеденного перерыва без опозданий;
  • соблюдение времени окончания рабочего дня;
  • регистрация оплаченного рабочего времени с разделением на фактически отработанное, вынужденные простои в работе, ежегодные отпуска и отпуска по болезни, а также другие разновидности оплаченного рабочего времени.

Построение системы

Система тайм-менеджмента в организации должна разрабатываться с учетом специфики бизнеса. Не все методы и практики, известные мировому менеджменту, могут подойти той или иной организации. Чаще всего для разработки привлекаются консалтинговые и тренинговые компании.

Построение тайм-менеджмента на предприятии включает в себя несколько составляющих. Во-первых, это создание правил эффективного использования рабочего времени, которые фиксируются в отдельном документе. Во-вторых, применение особых инструментов, в частности, программного обеспечения для ведения личного дневника, для использования сотрудниками, работающими над одним проектом, для общения между руководителем и подчиненными.

Причем система тайм-менеджмента должна внедряться постепенно, не следует обрушивать ее на работников как снег на голову. Нужно преподнести ее не как «с сегодняшнего дня все должны и обязаны…», а как «для более эффективной работы нам необходимо…».

Положение

Нормативный акт о распределении рабочего времени сотрудников в каждой отдельно взятой организации называется положением об учёте рабочего времени.

Всё изложенное в таком положении не должно входить в противоречие с ТК РФ и действующим законодательством. Данный документ состоит из отдельных пунктов, описывающих каждое из возможных нарушений трудового распорядка.

Из числа сотрудников подразделений в каждой организации должны быть назначены лица, ответственные за ведение табеля.

В обязанность этих лиц входит:

  • Тайм-менеджмент - что поглощает время работникасоставлять рабочие графики;
  • отмечать время прибытия и ухода сотрудников, соблюдение ими времен нахождения на рабочих местах согласно регламенту;
  • доводить до сведения руководителя подразделения информацию о неявках, прогулах и опозданиях;
  • проверять документы, обосновывающие право работников отсутствовать на рабочем месте (больничные листы, увольнительные и др.)

Сотрудники, которые отвечают за ведение табеля, должны быть ознакомлены с положением об учёте рабочего времени под роспись.

С чего начать?

— самофотография рабочего дня;

Предлагаем ознакомиться:  Сокращённая рабочая неделя и неполный рабочий день — что нужно знать

Тайм-менеджмент - что поглощает время работника

— индивидуальная фотография рабочего дня;

— групповая фотография рабочего дня.

Прежде чем начать исследование затрат рабочего времени, работодатель должен четко определить цели. Основная цель — повышение эффективности. Придерживаясь ее, в ходе исследования можно выявить «поглотителей времени» — те неэффективные действия, которые повторяются изо дня в день и на которые уходит ценное время.

При проведении исследования необходимо определить его способ, время (выбор дней, которые будут включены в исследование, количество дней), того, кто будет проводить исследование, а также программное обеспечение.

Перед исследованием нужно организовать индивидуальную работу с сотрудниками, объявить цели и задачи исследования, максимально мотивировать их. Очень часто работники негативно воспринимают процедуру фотографирования рабочего дня, что приводит к стрессам, слухам и прочим неприятным моментам. Грамотные предварительные мероприятия позволят избежать паники и недовольства среди работников.

Особенности

В ходе рабочего процесса могут возникать ситуации, требующие особого подхода к распределению рабочего времени сотрудников:

  1. Выходные и праздники. По ТК РФ работа в выходные и праздничные дни запрещена. Однако правила трудового распорядка внутри организации могут предусматривать выход сотрудниках на рабочие места на особых условиях (двойная оплата, предоставление отгулов).
  2. Тайм-менеджмент - что поглощает время работникаСверхурочная работа. Вписывается в табель отдельной графой.
  3. Вынужденный прогул – это отсутствие работника на рабочем месте по вине нанимателя. После выяснения всех обстоятельств пропущенное рабочее время оплачивается так, как будто работник присутствовал и участвовал в рабочем процессе.
  4. Простои. Они могут возникать по разным причинам, в том числе и по вине работника. В этом случае работник не получает никакой оплаты за время простоя, а если простой произошёл не по его вине, то получает полную оплату за пропущенное время.
  5. Нетрудоспособность по болезни. В этом случае работнику производят частичную оплату труда.
  6. День окончания командировки. В этот день сотрудник не обязан выходить на работу, но подучает командировочные деньги.

Методы

Существует несколько методов учёта рабочего времени, которые необходимы для повышения трудовой дисциплины:

  1. Контроль времени прибытия на работу и ухода домой силами ответственного лица, например, вахтёра, который фиксирует в специальном журнале это время и сдаёт отчёты руководству.
  2. Контроль рабочего процесса со стороны специально назначенного сотрудника. Обычно он проводит своё рабочее время в одном помещении с другими сотрудниками, за которыми производится надзор. Данный метод обеспечивает более рациональное использование рабочего времени и сведение к минимуму несанкционированных отлучек сотрудников от рабочего процесса.
  3. Тайм-менеджмент - что поглощает время работникаОтчётность со стороны самих работников. При этом методе контроля работники сами фиксируют и сдают руководству в виде отчётов информацию об использовании своего рабочего времени. Такие отчёты отражают количество проделанной работы за единицу времени и мотивируют работников к исполнительности.
  4. Контролируемый допуск на рабочие места. Такой контроль может производиться посредством специальных карточек или даже путём сканирования отпечатков пальцев. Каждый выход и вход сотрудника в рабочий кабинет записывается в специальный файл и автоматически передаётся руководству.
  5. Видеонаблюдение. Пожалуй, самый надёжный из всех способов учёта рабочего времени, но и самый затратный. Помимо установки камер слежения, нужен ещё и отдельный сотрудник, постоянно наблюдающий всё происходящее в организации и фиксирующий нарушения графика работы. К тому же этот способ вызывает у многих сотрудников ощущение психологического дискомфорта, поэтому применяется очень ограниченно и в основном там, где это необходимо (склады, базы, магазины самообслуживания).
  6. Специальное программное обеспечение, записывающее все действия работника в течение дня. Касается в основном тех, кто работает в офисе и за компьютером.
Предлагаем ознакомиться:  Какие документы нужны для получения ипотеки

Самофотография рабочего дня

Пример 1

1) к работнику прикрепляется наблюдатель, который в течение рабочего дня ведет лист «наблюдений», аналогичный тому, который ведется при самофотографии рабочего дня в виде хронометража;

2) работника в течение рабочего дня снимают на видеокамеру с одновременным наложением времени в углу картинки.

Способ определяется в зависимости от технических возможностей компании и специфики работы наблюдаемого. Если сотрудник в течение рабочего дня постоянно перемещается по офису, то видеокамера — не совсем приемлемое решение. Плюс видеонаблюдения в том, что не нужно закреплять за работником специального наблюдателя, так как в этом случае оба могут чувствовать себя некомфортно.

Исследование рекомендуется проводить не менее пяти дней в разное время. Временной интервал выбирается в зависимости от должности, специфики работы сотрудника. Например, не стоит ограничиваться исследованием затрат рабочего времени бухгалтера в отчетный период, так как эти дни значительно отличаются от остальных.

При групповой фотографии объектом исследования становятся несколько работников — либо объединенных в бригаду, либо не связанных между собой производственным процессом. За ними, как и в случае с индивидуальной фотографией, закрепляется наблюдатель, который записывает их действия в течение рабочего дня в виде индексов затрат (Пример 3).

Пример 3

N Наименование элементов работы Начало работы Окончание работы Итого, мин.
1 ПЗ 10.00 10.10 10
2 ОП 10.10 12.00 110
3 ОТ 12.00 12.10 10

ПЗ — подготовительно-заключительное время.

ОП — оперативное время.

ОБ — время обслуживания рабочего места.

ОТ — время на отдых и личные нужды.

ПО — время перерывов, не зависящих от работника.

Такой способ исследования затрат рабочего времени в основном используется на производстве. Один наблюдатель может охватить до пяти человек. Важно предусмотреть, чтобы в день наблюдения все сотрудники присутствовали на работе (не находились в отпусках, командировках, на «больничных»), так как иначе объем выполняемой работы будет увеличен и исследование не будет достоверным.

При анализе полученных данных рассчитывается время, затраченное на каждую операцию, затем операции подразделяются на «А» (работу) и «Б» (перерывы (ожидания, перерывы для отдыха и питания, личных нужд, перекуры)). См. Пример 4.

Пример 4.

Предлагаем ознакомиться:  Как восстановить систему быстро и просто
Наименование операции Длительность, мин. %
А — работа
Совещание 70 14,6
Телефонные звонки 180 37,5
Рассылка предложений 80 16,6
Итого: 330 68,7
Б — перерывы
Не зависящие от исполнителя (ожидание) 55 11
Прием пищи 35 7
Отдых и личные нужды 51 10,2
Итого: 141 28,2

Из таблицы видно, сколько процентов рабочего времени сотрудник тратит на ожидание, личные нужды (исключая перерывы для отдыха и питания) и сколько — на работу. На производстве определить производительность труда просто: это результат, деленный на количество времени, в течение которого он был получен.

Но есть деятельность, при которой производительность труда оценить сложно. Таковой является, например, творческая или управленческая деятельность. В экономике труда существует множество формул, по которым вычисляются нормы времени, необходимые для выполнения тех или иных функций. Они необходимы для нормирования труда, при нормировании не рекомендуется опираться только на фотографии рабочего дня.

Табель

Документ, содержащий данные о том, сколько времени фактически отработал каждый сотрудник, сколько раз пропускал работу и по какой причине, называется табелем учёта рабочего времени.

На его основе производится расчёт заработной платы сотрудникам. В зависимости от метода учёта рабочего времени, табель может заполняться как вручную, так и автоматически.

Для обработки и начисления заработной платы данный документ передаётся в бухгалтерию.

Правила

Тайм-менеджмент - что поглощает время работника

Главным правилом, касающимся учёта рабочего времени, является обязательное формирование табеля на бумажной основе. Это делается даже в том случае, если изначально табель заполняется электронными устройствами автоматически.

Ведение табеля должно производиться по форме, на специальных бланках. Первого числа каждого месяца производится открытие табеля.

Передача табеля в бухгалтерию предприятия производится перед каждой денежной выплатой работникам, например, перед выдачей аванса и подсчёта:

  • у каждого сотрудника должен быть индивидуальный табельный номер;
  • в конце месяца подводится итог по каждому работнику и подсчитывается фактически отработанное время.

Порядок

Ведение учёта рабочего времени определено законом. Отсутствие такого учёта в учреждении является прямым нарушением прав работников.

Также обязательным является установление режима работы:

  • Тайм-менеджмент - что поглощает время работникапродолжительность рабочего дня или смены;
  • соглашение о работе по ненормированному графику;
  • утверждение времени начала и окончания работы;
  • перерывы в работе для отдыха.

Тайм-менеджмент - что поглощает время работника

При составлении табелей и осуществлении контроля над рабочим процессом работодатель должен руководствоваться не только Трудовым кодексом и своим удобством, но и подбирать оптимальные для сотрудников временные рамки и методы слежения, так как это напрямую скажется на качестве работы каждого отдельно взятого сотрудника, а в конце концов и на предприятии в целом.

, ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector