Помощь юриста
Назад

Сопроводительное письмо к документам и его образец

Опубликовано: 12.01.2020
0
6

Роль сопроводительного письма к документам

Роль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика:

  • Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.
  • Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь (как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки.
  • В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Т.к. Вы указываете в сопроводительном письме все приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору.

Дата заключения договора – принципиальный момент

●   собственноручной подписью представителя контрагента, получившего договор на руки;

●   путем отправки договора по почте заказным письмом с простым уведомлением. На вернувшемся в организацию простом уведомлении будет стоять подпись работника контрагента, получившего письмо, и дата получения.

Если по какой-либо причине уведомление не вернется (что редко, но бывает), можно направить запрос на почту. В ответе на запрос будет указана дата получения письма адресатом.

Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью экземпляр договора поставки оборудования от 27 марта 2014 г. № 234-П-МТО-14.

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляется в соответствии с п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Составление сопроводительного письма к документам

Составление сопроводительного письма не регламентировано нормативно-правовыми документами, поэтому единого образца не существует. Вы можете оформить сопроводительное письмо по примеру, указанному в конце статьи.

Сопроводительное письмо к документам и его образец

Данное письмо составляется в произвольной форме, однако нужно учесть некоторые моменты:

  • Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.
  • В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.
  • В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.
  • Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя. Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.
  • Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как “уважаемый”, “просим Вас”, “с уважением”.

Хранение договоров

Хранение договоров должно быть централизованным. Нельзя допускать «рассеивания» документов по исполнителям, ведь люди могут уволиться или получить повышение, а также уйти в отпуск или на больничный. При этом далеко не всегда работники передают дела своим преемникам. Как быть, если через несколько лет понадобится оригинал договора, который, согласно отметкам в журнале, хранится у давно уволившегося работника?

Предлагаем ознакомиться:  Выплата заработной платы при банкротстве предприятия

Выход здесь только один: хранить оригинальные экземпляры договоров в одном отделе. Логично, что это будет тот же отдел, который отвечает за регистрацию и согласование договоров. При децентрализованной системе работы нужно обязать исполнителей передавать договоры на оперативное хранение в юридический отдел, службу ДОУ или секретарю. По истечении положенного времени документы в общем порядке будут переданы на хранение в архив организации.

Чаще всего для работы с договором вполне достаточно его электронной копии, а бумажный экземпляр с «живыми» подписями и печатями может оставаться в папке на полке. Поэтому важной частью процесса регистрации договора должно стать его сканирование. Скан-копии договоров могут храниться в том же подразделении, что и оригиналы, и высылаться работникам организации по запросу.

Выдача заверенных копий или оригинальных экземпляров договора производится по письменному запросу и фиксируется в Журнале выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров (Пример 6). Поскольку ключевую роль в журнале играют собственноручные подписи сотрудников, он ведется в бумажном виде.

Пример 6. Журнал выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров

Оперативное хранение договоров осуществляется на основании номенклатуры дел организации. Срок оперативного хранения устанавливается в локальных нормативных актах, регламентирующих хранение документов компании, и может составлять, например, три года со дня истечения срока договора. Через три года будет проведена экспертиза ценности, после чего договоры будут сформированы в дела и переданы в архив.

Кто должен подписывать сопроводительное письмо

Если Вас интересует то, кто должен подписывать сопроводительное письмо, то тут существует несколько вариантов. Когда письмо отправляет директор вместе с коммерческим предложением о сотрудничестве, то, конечно же, он и должен подписать его. Ведь, по сути, переписка осуществляется между двумя руководителями.

Если же сопроводительное письмо составляет бухгалтер, чтобы отправить контрагентам первичные документы, то подписывать его должен только главбух. При этом в письме нужно указать, что документы предназначены для главного бухгалтера предприятия-контрагента.

В конце сопроводительного письма необходимо предоставить свои контактные данные, чтобы получатель корреспонденции смог связаться с Вами в случае возникновения вопросов по полученным документам.

Регламентирование основных этапов работы с договорами

Делопроизводство по договорам является, как правило, лишь частью системы договорной работы организации, которая регламентируется довольно объемными локальными нормативными актами, например: Положением о договорной работе, Порядком подготовки, контроля исполнения и хранения договоров гражданско-правового характера и т.п.

Приведем фрагмент Положения о договорной работе коммерческой организации, освещающей вопросы делопроизводства договоров и не использующей СЭД, с централизованным подходом к работе с договорами (Пример 7).

Пример 7. Фрагмент Положения о договорной работе коммерческой организации, освещающей вопросы делопроизводства договоров

 […]

3. Согласование договора

3.1. Все поступающие в Службу ДОУ оферты и проекты договоров регистрируются сотрудником Службы ДОУ в Журнале регистрации оферт и проектов договоров. К оферте/проекту прикладывается лист согласования (Приложение 1). Лист согласования имеет тот же порядковый номер, что и оферта/проект в журнале.

3.2. Все поля в листе согласования обязательны для заполнения. Если к оферте/проекту имеются замечания, они излагаются в графе «Замечания» листа согласования. Допускается оформлять замечания на отдельном листе. Отметки о снятии замечаний вносятся в графу «Отметка о снятии замечаний» листа согласования с проставлением даты. Если оферта/проект согласуются без замечаний, в лист согласования вносится запись «Без замечаний». Свободные поля в листе согласования предусмотрены для дополнительного согласования.

3.3. На время согласования лист согласования прикрепляется к оферте/проекту, а при передаче договора на хранение подшивается и хранится вместе с ним.

3.4. Оферты и проекты договоров в обязательном порядке проходят процедуру согласования с должностными лицами Организации согласно следующей очередности:

3.4.1. Руководитель структурного подразделения, ответственного за оферту/проект.

3.4.2. Главный бухгалтер – для проверки на предмет наличия всех необходимых условий для осуществления налогового и бухгалтерского учета, правильности исчисления НДС.

3.4.3. Финансовый директор – для проверки соответствия договорных обязательств статьям бюджета Организации, соблюдения сроков оплаты, проверки целесообразности и правомерности применения различных коэффициентов и прочих показателей, оказывающих влияние на уровень договорной цены, проверки уровня цен на товары (работы, услуги), составляющие предмет договора, рыночным ценам, а также соответствия банковских реквизитов.

3.4.4. Начальник юридического управления – для правовой экспертизы оферты/проекта.

3.5. Для отдельных видов договоров устанавливается дополнительный перечень согласующих лиц:

3.5.1. Начальник отдела закупок – для проверки необходимости в закупаемых товарах (работах, услугах) для осуществления производственной деятельности.

[…]

3.6. В случае, если лица, перечисленные в перечне дополнительного согласования, являются руководителями структурного подразделения, ответственного за оферту/проект, их согласование является обязательным.

3.7. Перечень лиц для дополнительного согласования не является исчерпывающим и в зависимости от вида договора может быть дополнен руководством Организации, руководителем ответственного структурного подразделения, исполнителем, начальником юридического управления.

3.8. Начальник юридического управления согласует оферту/проект последним. Он проверяет:

– соответствие содержания и формы оферты/проекта действующему законодательству и локальным нормативным актам Организации;

– наличие всех необходимых согласований к оферте/проекту;

– полномочия лиц, подписывающих договор.

3.9. В случае отсутствия лиц, указанных в п. 3.4 настоящего Положения (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.), оферты/проекты договоров согласовываются с лицом, исполняющим его обязанности, или лицом, его замещающим.

3.10. Если в процессе согласования между должностными лицами, указанными в п. 3.4 настоящего Положения, были выявлены разногласия, которые не были урегулированы, исполнитель договора после прохождения всех остальных согласований готовит и направляет в адрес генерального директора служебную записку с приложением проекта договора и замечаний для принятия окончательного решения по спорным условиям.

3.11. Срок рассмотрения и согласования оферты/проекта договора согласующим лицом составляет один рабочий день со дня поступления оферты/проекта.

3.12. Ответственность за своевременность согласования оферты/проекта договора несут согласующие лица.

3.13. При наличии замечаний исполнитель вносит необходимые изменения в текст проекта договора или обращается в юридическое управление для подготовки протокола разногласий к оферте. Работник юридического управления готовит протокол разногласий к оферте по количеству сторон договора и один дополнительный экземпляр для контроля. Форма протокола разногласий приведена в Приложении 2.

3.14. Если контрагент не принимает условия, содержащиеся в протоколе разногласий, однако стороны не отказываются от заключения договора, урегулирование разногласий проводит согласительная комиссия, состоящая из уполномоченных представителей сторон. По итогам урегулирования всех разногласий оформляется протокол согласования разногласий.

3.15. Согласование протоколов разногласий, протоколов согласования разногласий и дополнительных соглашений к ранее заключенным договорам проводится в порядке, установленном настоящим Положением для согласования оферт/проектов договоров.

4. Подписание договора

4.1. При наличии всех согласований оферта/проект договора направляется исполнителем на подпись генеральному директору Организации или уполномоченному им лицу. Количество экземпляров оферты / проекта при этом должно соответствовать количеству, указанному в тексте договора.

4.2. Подписанные оферты/проекты договора скрепляются печатью Организации «Для договоров» (если в тексте оферты/проекта не указано иное) и возвращаются в Службу ДОУ для регистрации.

5. Регистрация и хранение договора

5.1. Регистрация договора в Службе ДОУ производится работником Службы ДОУ в течение одного рабочего дня после его подписания генеральным директором Организации или уполномоченным им лицом.

5.2. Регистрация договора производится в Журнале регистрации договоров (Приложение 3). На договоре проставляется регистрационный номер и дата договора, после чего договор сканируется.

5.3. После регистрации договора / проекта договора исполнитель получает под роспись в Журнале регистрации договоров экземпляр контрагента для возвращения последнему или все экземпляры проекта договора для их подписания у контрагента.

5.4. Исполнитель несет ответственность за подготовку сопроводительных писем, направление проектов договоров и оферт контрагенту и возврат договоров от контрагента.

5.5. После получения от контрагента экземпляра договора Организации исполнитель передает его в Службу ДОУ для регистрации и хранения. Исполнитель обязан сообщить контрагенту регистрационный номер договора Организации.

5.6. Если действующим законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, исполнитель принимает необходимые меры для ее обеспечения.

5.7. Оригинальный экземпляр договора, прошедший регистрацию, подлежит хранению в Службе ДОУ в течение трех лет с момента прекращения его действия. По истечении указанного срока договоры передаются в Архив Организации в порядке, установленном локальными нормативными актами Организации.

5.8. Электронная копия договора хранится в Службе ДОУ и высылается работникам Организации по запросу.

5.9. При необходимости копия договора заверяется работником Службы ДОУ путем проставления штампа «Копия верна», указания должности, фамилии, инициалов работника, заверяющего копию, даты заверения на каждом листе копии.

5.10. При необходимости оригинальный экземпляр договора может быть выдан по распоряжению начальника Службы ДОУ на основании служебной записки руководителя структурного подразделения, запрашивающего оригинальный экземпляр договора. Выдача оригинального экземпляра договора оформляется распиской получателя в Журнале выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров (Приложение 4) с указанием фамилии, инициалов, должности получателя, даты выдачи документов и срока возврата. Возврат оригинального экземпляра договора оформляется распиской работника Службы ДОУ в Журнале выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров.

Предлагаем ознакомиться:  Обязательно ли отрабатывать две недели при увольнении с работы по собственному желанию в 2019 году?

Сопроводительное письмо к документам образец

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

*Нажмите на картинку для просмотра полного размера изображения

, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector