Помощь юриста
Назад

Приказ о порядке договорной работы

Опубликовано: 05.02.2020
0
3

Раздел I. Общие положения

1.1.1. Положение о договорной работе (далее – Положение) в ________________________________ (наименование компании) разработан в целях определения порядка организации и осуществления Договорной работы в Компании.

1.1.2. Задачи Положения в сфере Договорной работы:

  • разграничение компетенции между подразделениями Компании;
  • определение порядка и форм взаимодействия между подразделениями Компании;
  • определение ответственности за нарушение порядка осуществления Договорной работы.

1.1.3. Действие Положения распространяется на любые договоры, за исключениями, установленными Положением и иными внутренним документами Компании.

Действие Положения не распространяется на трудовые договоры и другие соглашения, подпадающие под действие трудового законодательства.

На договоры, заключаемые в рамках проектов, действие Положения распространяется, если иное не установлено решением об открытии проекта.

1.1.4. Положение является локальным нормативным актом и содержит нормы трудового права, обязательные для исполнения всеми сотрудниками Компании.

Приказ о порядке договорной работы

1.1.5. На основании Положения или в соответствии с ним могут быть разработаны и утверждены иные локальные нормативные акты, в том числе субположения, инструкции и др.

1.1.6. Право толкования положений Положения, в том числе используемых в нем терминов и определений, право разъяснения порядка применения Положения принадлежит исключительно правовому подразделению.

1.2.1. Для целей Положения термины и определения имеют значения, изложенные в настоящем разделе или далее по тексту Положения.

1.2.2. База данных договоров – база данных Договоров Компании в электронной форме.

1.2.3. Бухгалтерия – структурное подразделение Компании, осуществляющее ведение бухгалтерского учета.

1.2.4. Виза – надпись «СОГЛАСОВАНО», проставляемая в Результате согласования договора.

1.2.5. Визовый экземпляр — предназначенный для согласования экземпляр проекта договора в электронном виде (в редактируемом формате (Microsoft Word, Excel и т. д.) или в виде отсканированной копии при отсутствии документа в редактируемом формате).

1.2.6. Виды договоров – группы договоров в соответствии с частью второй Гражданского кодекса РФ (купля-продажа, поставка, розничная купля-продажа, аренда, аренда недвижимости, возмездное оказание услуг и т. п.).

1.2.7. Договор – аналогично действующему законодательству.

1.2.8. Договорная работа – комплекс мероприятий по заключению Договоров, в том числе по их изменению и дополнению, а также по исполнению, прекращению Договоров, их учету, хранению и т. д.

1.2.9. Документы по исполнению договора – документы, подтверждающие исполнение обязательств из договора, первичные учетные документы, иные документы, связанные с исполнение обязательств из договора: товарные, товарно-транспортные накладные, акты сдачи-приемки, акты о выполнении работ, оказании услуг, акты экспертизы или проверки товара по количеству, качеству, комплектности, таможенные декларации, платежные поручения, чеки, акты сверки расчетов, акты зачета и другие подобные документы.

1.2.10. Досье договора – совокупность документов и материалов, относящихся к договору.

1.2.11. Запрос согласования договора – электронное сообщение, содержащее уведомление о необходимости согласования договора, с вложением в него Визового экземпляра (Приложение № 1).

1.2.12. Компания – _______________________________________ (наименование компании).

1.2.13. Ответственное подразделение — подразделение Компании, на которое в соответствии с внутренними документами Компании возлагается обязанность подготовки, заключения договора и организации исполнения договорных обязательств.

1.2.14. Ответственный руководитель – руководитель Ответственного подразделения.

1.2.15. Ответственный исполнитель — сотрудник Ответственного подразделения, непосредственно на которого возложены обязанности по подготовке, заключению договора и организации исполнения договорных обязательств.

1.2.16. Параметры безопасности — критерии, по которым осуществляется проверка контрагентов Компании (Приложение № 2).

1.2.17. Парафирование – подписание Уполномоченным лицом каждой страницы договора, подтверждающее соответствие текста Чистового экземпляра выработанному в результате согласования Визовому экземпляру или стандартной форме договора.

1.2.18. Приложения – любые приложения к договору (приложения, спецификации, графики, протоколы разногласий, протоколы согласований, любые иные документы к договору об изменении (дополнении) его условий, а также любые иные возможные приложения). Все Приложения являются неотъемлемой частью договора.

1.2.19. Результат согласования договора – электронное сообщение, содержащее результат процедуры согласования договора, в том числе:

  • полный исходный текст Запроса согласования договора, включая Визовый экземпляр;
  • Визу или замечания.

1.2.20. Уполномоченное лицо – сотрудник Компании, уполномоченный в установленном внутренними документами порядке рассматривать и согласовывать проекты договоров и фиксировать установленные Положением факты.

1.2.21. Чистовой экземпляр – предназначенный для подписания экземпляр проекта договора в бумажном виде.

1.2.22. Электронная карточка договора – элемент Базы данных договоров, обобщающий информацию о конкретном договоре.

1.2.23. Все термины и определения, предусмотренные настоящим разделом, могут использоваться как в единственном, так и во множественном числе без ущерба для их значения.

1.2.24. Термины и определения, значение которых прямо не определено для целей Положения, используются в его тексте в значении, закрепленном в законодательстве и иных внутренних документах Компании.

1.2.25. . . . . . . . . . . . . …. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.1. Заключение договора может быть инициировано:

  • руководителем подразделения Компании не ниже _____________________;
  • Ответственным руководителем по направлению деятельности возглавляемого подразделения.
Предлагаем ознакомиться:  Работодатель обязан заключить трудовой договор

1.3.2. Предварительно контрагент по Договору определяется Ответственным руководителем до момента направления договора на согласование.

Окончательно контрагент по договору определяется лицом, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, до момента подписания договора.

Ответственный руководитель может согласовать контрагента по Договору с лицом, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, в любое время до момента подписания Договора.

1.3.3. Перед направлением проекта договора на согласование должна быть осуществлена проверка контрагента по Параметрам безопасности, для чего Ответственным исполнителем в Блок безопасности представляется следующая информация о контрагенте:

  • полное и сокращенное наименование;
  • ОГРН;
  • ИНН;
  • место нахождения (юридический адрес), фактический и почтовый адреса;
  • Ф. И. О. руководителя, главного бухгалтера.

При наличии, Ответственным исполнителем по электронной почте или в бумажном виде представляются документы, перечисленные в абзацах 3-10 пункта 4.1.3 Положения.

1.3.4. Проверка контрагента по Параметрам безопасности должна быть проведена Блоком безопасности в следующие сроки:

  • для контрагентов, находящихся в г. __________ – 3 рабочих дня;
  • для контрагентов, находящихся вне г. __________ – 7 рабочих дней.

1.3.5. С контрагентом, в отношении которого выявлены безусловные Параметры безопасности, договор не может быть заключен.

1.3.6. С контрагентом, в отношении которого выявлены условные Параметры безопасности, договор может быть заключен под личную ответственность лица, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании.

1.3.7. Ответственный исполнитель обязан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.8. Если договор необходимо заключить при наличии условного Параметра безопасности, Ответственный руководитель должен в Результате согласования договора проставить следующую надпись: «РЕКОМЕНДУЮ ПОДПИСАТЬ ДОГОВОР ПРИ НАЛИЧИИ УСЛОВНОГО ПАРАМЕТРА БЕЗОПАСНОСТИ».

Полезный образец: положение о договорной работе

Наличие указанной в настоящем пункте надписи в Результате согласования договора означает наличие рекомендации Ответственного руководителя заключить договор при наличии условного Параметра безопасности.

Ответственный руководитель и лицо, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, обязано проявить разумность и добросовестность при определении необходимости заключения договора при наличии условного Параметра безопасности.

1.3.9. Запрещается направление на согласование проекта договора:

  • по которому не определен контрагент;
  • в отношении которого не предусмотрены соответствующие расходы в бюджете доходов и расходов и бюджете движения денежных средств, за исключением случаев, предусмотренных процессом бюджетирования (сверхлимитные расходы, расходы из резерва и прочее);
  • с лицом, которое не прошло проверку по Параметрам безопасности, за исключением договоров с:

— органами государственной власти и местного самоуправления;

— контрагентов, с которыми у Компании на момент заключения Договора существуют заключенные и не исполненные полностью Договоры, если со стороны данного контрагента отсутствуют случаи неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору (проверка таких контрагентов должна быть осуществлена в течение 7 рабочих дней с момента направления на согласование проекта Договора).

1.3.10. Любой обмен информацией (документами) внутри Компании при осуществлении Договорной работы, в том числе при: проверке контрагента по Параметрам безопасности; согласовании проектов договоров; рекомендации к подписанию при наличии замечаний или условных Параметров безопасности и т. д., осуществляется при помощи электронной почты, если иное не предусмотрено Положением или не вытекает из существа информации (документа).

Раздел 3. ИСПОЛНЕНИЕ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРОВ

3.1.1. Если иное не установлено или не вытекает из существа договоров, исполнение и контроль исполнения договоров осуществляет Ответственное подразделение, в том числе:

  • исполнение обязательств Компании;
  • учет исполнения обязательств контрагента и Компании;
  • оформление и направление в подразделения Компании и контрагенту Документов по исполнению договоров;
  • оформление и направления в подразделения Компании и контрагенту иных необходимых документов в соответствии с обязательствами Компании;
  • оформление иных документов и обмен иной информацией с подразделениями Компании и контрагентом;
  • инициирование претензионной или судебной работы в установленном в Компании порядке в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательств по договору и др.

3.1.2. Если оформление или получение документов, необходимых для исполнения договоров, возложено на другие подразделения Компании, Ответственный исполнитель вправе требовать исполнения соответствующими подразделениями своих обязанностей.

Приказ о порядке договорной работы

3.1.3. Ответственный исполнитель обязан проверить правильность оформления всех документов по договорам. В случае выявления недостатков, документы возвращаются Ответственным исполнителем представившему их лицу для оформления в надлежащем порядке.

3.1.4. Если исполнение обязательств Компанией обусловлено исполнением обязательств контрагентом (встречное исполнение) и последний не исполнил обязательства, исполнил их ненадлежащим образом или имеются обстоятельства, очевидно свидетельствующих о том, что такое исполнение не будет произведено в установленный срок, Ответственный исполнитель обязан незамедлительно уведомить об этом Ответственного руководителя.

Ответственный руководитель обязан незамедлительно принять решение о дальнейшем исполнении обязательств Компанией.

3.1.5.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.1.6.Ответственный исполнитель вправе запрашивать информацию о состоянии взаиморасчетов с контрагентами в Бухгалтерии.

Приложение. Положение о порядке ведения договорной работы в Министерстве культуры Российской Федерации

Подготовка и заключение договора – длительный процесс, который подразумевает выполнение множества задач. Чтобы персонал компании действовал эффективно и знал, что делать в той или иной ситуации, вводят положение о договорной работе. В этом локальном акте фиксируют правила и порядок работы с договорами.

Задача положения о порядке ведения договорной работы – закрепить понятный и эффективный механизм взаимодействия руководства, отделов и специалистов компании. Это один из инструментов управления бизнес-процессом. Поскольку у каждой компании свои бизнес-процессы и своя специфика, разрабатывать документ следует с учетом этих особенностей и под нужды конкретной организации.

Положение о договорной работе – это положение, в котором закрепляют единые правила о том, что персонал компании должен делать: 

  • на этапе подготовки договора,
  • при заключении соглашения,
  • при необходимости внести изменения в текст,
  • во время исполнения обязательств по договору,
  • на стадии расторжения.
Предлагаем ознакомиться:  Потеряли трудовую книжку на работе – кто виноват и что следует делать сотруднику для восстановления документа

Порядок действий, который установят в положении по договорной работе, является обязательным для всех сотрудников, которых ознакомили с документом.

Составьте положение об организации договорной работы, чтобы: 

  • систематизировать такую работу,
  • скоординировать действия подразделений и специалистов компании,
  • распределить сферы ответственности сотрудников на разных этапах работы,
  • обеспечить необходимый контроль.

В локальном акте, как правило, описывают: 

  • какой стратегии компания придерживается в договорной работе;
  • какие отделы и подразделения компании, а также должностные лица участвуют в работе, какие функции исполняют и в каком порядке взаимодействуют;
  • кто отвечает за необходимые действия на том или ином этапе;
  • в каком порядке доводят решения руководства до исполнителей;
  • в какой последовательности и кто рассматривает документы, относящиеся к договору и т. д.

Обычно положение о порядке ведения договорной работы оформляют в виде единого документа. Однако это может быть группа документов, каждый из которых посвящен отдельному этапу и регламентирует действия части персонала.

После того, как документ подготовят, его нужно принять и ввести. Издают приказ об утверждении положения по договорной работе. Это делает единоличный исполнительный орган (руководитель компании) или иной орган управления, если у него есть такие полномочия. К приказу нужно приложить лист ознакомления с ним и текстом самого положения.

  • исполнители, отвечающие за рассмотрение договора;
  • начальник финансового управления;
  • начальник юридического отдела;
  • главный бухгалтер.

Содержание положения о договорной работе руководители структурных подразделений доводят до сведения сотрудников своего отдела.

Документ включает в себя разделы и подразделы с пояснениями:

  1. Как вести преддоговорную работу. Здесь указывают, кто занимается поиском контрагентов, какие документы нужно проверить перед сделкой и как проверяют будущего контрагента. Также отмечают, в каком порядке контрагенту передают аналогичную информацию о компании.
  2. Как учитывать входящую и исходящую документацию в процессе работы с договором.
  3. Как заключают договор, а также по какому алгоритму согласуют текст основного документа и дополнительных (протоколов разногласий, дополнительных соглашений и т. д.).
  4. В каком порядке заявляют о разногласиях и оформляют, что нужно сделать для урегулирования разногласий.
  5. Как внести изменения в договор или расторгнуть его.
  6. Как контролировать исполнение договора и соблюдение условий соглашения.
  7. Как работать с документами, которые подтверждают исполнение обязательств.
  8. Какие требования компания предъявляет к регистрации, учету и хранению договора и других документов, которые имеют отношение к сделке.
  9. Как вести претензионно-исковую работу.

Образец положения о договорной работе, который мы приложили к этой статье, содержит три раздела:

  1. Общие положения.
  2. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров.
  3. Договорный процесс.

Рассмотрим на этом примере, что должен содержать каждый раздел.

Работа с каждым договором компании начинается с запроса у контрагента документов для заключения с ним договора. Но сперва проверьте контрагента по всем открытым источникам данных (займет 1 минуту). 

В начале раздела можно прописать исключения, при которых пакет документов от контрагента не запрашивается и заключение юридического отдела по проверке контрагента не нужно.

Можно установить нижнюю границу по сумме договора, при которой предоставление документов необязательно. Это поможет ускорить процесс рассмотрения не столь значительных контрактов, поскольку требование к контрагентам о представлении полного пакета учредительных документов, а также документов в подтверждение полномочий руководителя по договору вместо реальной пользы только усложнит хозяйственную деятельность компании. Например, если речь идет о подряде на уборку снега с территории предприятия зимой при цене в 10 000 руб. в месяц.

Исключение можно также предусмотреть для договоров, которые на момент представления их на рассмотрение уже фактически исполнены контрагентом: перечислены денежные средства, поставлена продукция, выполнены работы и т. д. Это касается договоров, заключаемых в процессе обычной хозяйственной деятельности.

Если договор является крупной сделкой или сделкой с заинтересованностью, то вне зависимости от факта его исполнения соответствующий пакет документов следует запрашивать, поскольку существует риск его оспаривания со стороны владельцев компании-контрагента.

Сервис проверит контрагента по государственным реестрам – ЕГРЮЛ и ЕГРИП, Росстата, картотеке арбитражных дел, базе исполнительных производств ФССП России, сервисам налоговой службы и другим. Сформирует досье компании и выписку из ЕГРЮЛ с подписью ФНС.

Проверить контрагента

В этом подразделе нужно прописать, что менеджеры представляют документы для заключения договора от контрагентов в юридический отдел вместе с договором, который должны завизировать юристы.

Предлагаем ознакомиться:  Сломала руку производственная травма - советы адвокатов и юристов

Укажите место и сроки хранения документов от контрагентов. Как правило компании хранят их вместе с договорами. Уточните, что в документах не должно быть без каких-либо зачеркиваний, исправлений, помарок и подчисток.

По усмотрению руководителя компании документы от контрагентов можно запрашивать в виде:

  • оригинала;
  • нотариально заверенной копии;
  • копии, заверенной подписью;
  • простых, незаверенных копий.

«1.5. Если иное не оговорено в настоящем разделе, каждый документ может представляться в оригинале, в виде нотариально заверенной копии либо в виде копии, заверенной подписью исполнительного органа контрагента (директор, генеральный директор, президент и т. п.) или лица, имеющего полномочия от имени контрагента свидетельствовать своей подписью достоверность копий его документов.

1.6. Подпись лица, свидетельствующего от имени контрагента достоверность копий его документов, в обязательном порядке должна быть скреплена печатью контрагента».

В отдельных подразделах положения о договорной работе установите, какие документы должен предоставить контрагент, если он:

  • физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем;
  • физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем;
  • юридическое лицо;
  • иностранная компания.

Еще на эту тему

4.1.1. Хранение договоров, Визовых экземпляров, Результатов согласования договора в бумажном и электронном виде, Документов по исполнению договора осуществляет Бухгалтерия.

4.1.2. Хранение оригиналов иных документов по договорам осуществляется Ответственным подразделением, если иное не установлено Положением, иными внутренним документами Компании.

4.1.3. Ответственный исполнитель обязан вести Досье договора по каждому договору Компании.

Досье договора должно содержать все документы и информацию по договору, как прямо предусмотренные Положением, так и иные, необходимые для надлежащего осуществления Договорной работы, в том числе:

  • копию устава контрагента и учредительного договора;
  • копию свидетельства о регистрации контрагента;
  • копию свидетельства о внесении записи о контрагенте в ЕГРЮЛ (ЕГРИН) для юридических лиц, зарегистрированных до 1 июля 2002 г., и индивидуальных предпринимателей, зарегистрированных до 1 января 2004 г.;
  • копию свидетельства о постановке контрагента на налоговый учет;
  • копию письма о присвоении контрагенту кодов статистики;
  • копии документов, подтверждающих полномочия лица, подписывающего договор от имени контрагента;
  • копии лицензий контрагента;
  • контактную информацию контрагента;
  • копию договора;
  • копии Документов по исполнению договоров;
  • оригиналы или копии писем контрагента и Компании;
  • оригиналы или копии документов, оформляющих корпоративные решения, и решения государственных органов, связанные с заключением договора;
  • оригиналы или копии иных документов по договору.

4.1.4. Выдача оригиналов документов по договорам осуществляется под расписку руководителем подразделения, в котором хранится документ, по запросам единоличного исполнительного органа или ____________________, а по письменному запросу компетентного органа – с разрешения единоличного исполнительного органа ____________. В месте хранения оригинала документа должна остаться копия выданного документа.

Раздел 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1.1. Ответственность за организацию Договорной работы Ответственный руководитель.

Приказ о порядке договорной работы

5.1.2. Ответственность за осуществление договорной работы несет Ответственный исполнитель.

5.1.3. Лицо, подписавшие договор от имени Компании, несет личную ответственность за соблюдение им требований, установленных законодательством, Положением, иными внутренним документами Компании, выданной ему доверенностью.

5.1.4. Лицо, подписавшее договор от имени Компании при наличии замечаний согласующих подразделений или Параметров безопасности, несет личную ответственность за все возможные отрицательные последствия для Компании, в том числе за убытки Компании, возникшие в связи с этим договором, в том числе в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения такого договора контрагентом

5.1.5. Уполномоченное лицо, рассмотревшее в пределах своей компетенции проект договора и согласовавшее его, несет личную ответственность за соответствие условий проекта договора законодательству и интересам Компании.

5.1.6.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.1.7. Иные основания личной ответственности сотрудников Компании, связанной с несоблюдением положений Положения, предусмотрены законодательством, Положением, другими внутренним документами Компании.

5.1.8.Неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудниками Компании обязанностей, предусмотренных Положением, является дисциплинарным проступком и может повлечь последствия, предусмотренные законодательством, в том числе Трудовым кодексом РФ, Положением, другими внутренними документами Компании.

Раздел 6. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

6.1.1.Положение утверждается и вводится в действие приказом единоличного исполнительного органа Компании.

Внесение изменений и дополнений в Положение осуществляется в таком же порядке.

6.1.2.Руководители подразделений Компании обязаны ознакомить с положениями Положения всех своих сотрудников, принимаемых на работу по трудовому договору (соглашению) и связанных с осуществлением Договорной работы, под подпись.

6.1.3.Правом разработки изменений и дополнений в Положение, а также разработки его новой редакции обладает исключительно Правовой департамент.

Другие подразделения Компании вправе обращаться с предложениями о разработке изменений и дополнений в Положение или о разработке его новой редакции в Правовой департамент в порядке, предусмотренном внутренними документами Компании.

6.1.4.Со дня введения в действие Положения все распорядительные документы, локальные нормативные акты и иные внутренние документы Компании, регулирующие порядок осуществления Договорной работы в Компании, и принятые до введения его в действие, применяются в части, не противоречащей Положению.

, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector