Помощь юриста
Назад

Сопроводительное письмо для заключения договора образец

Опубликовано: 30.08.2019
0
13

Кто составляет письмо-запрос

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг

Для составления сопроводительного письма можно воспользоваться как обычным листом, так и фирменным бланком предприятия (организации).

Порядок составления сопроводительного письма на бланке состоит из трех этапов:

  • Оформление;
  • Текст документа;
  • Заключительный этап.
Оформление Текст документа Заключительный этап
Реквизиты получателя (название организации, ФИО и должность лица, которое получает договор) Суть текста (причина и цель данного письма) Перечень прилагаемых документов (указать номер и дату заключения договора, количество листов и экземпляров)
Дата составления Перечень действий, необходимых выполнить получателю Проставление подписи отправителем (лицо, которое составило письмо)
Заголовок
Обращение (указываем, если направляем письмо конкретному лицу, к примеру: «Уважаемая Анна Петровна!»)

Далее необходимо отправить сопроводительное письмо с бланками договора получателю лично в руки, либо посредством почты или сети Интернет. В свою очередь получатель совершает требуемые действия и предоставляет свои координаты отправителю для связи.

Если после подписания договора необходимо отправить его экземпляр обратно – нужно предоставить адрес, на который требуется отправить бланк.

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

  1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
  2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).
  3. Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

  4. Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
  5. При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
  6. Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).
Предлагаем ознакомиться:  Уменьшение договорной неустойки - судебная практика

Как оформить сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо для заключения договора образец

Сопроводительное письмоКак написать сопроводительное письмо к договору, образец Сопроводительное письмо к договору относится к категории деловых писем, поэтому для его оформления используется фирменный бланк организации, на котором уже напечатаны некоторые из обязательных реквизитов. На бланке необходимо будет заполнить адресную часть и проставить исходящий регистрационный номер.

Обратите внимание: Поскольку речь идет о договоре, предполагается, что руководители организации-отправителя и адресата уже знакомы, следовательно, начать письмо следует со слов «Уважаемый» и обращения по имени и отчеству. Таковы правила хорошего делового тона.

Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:

  1. Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
  2. Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

Кому адресовать

Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).

В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

Образец сопроводительного письма для заключения договора

Текст сопроводительного письма к договору, как правило, начинается со следующих фраз:

  • Высылаем в Ваш адрес…
  • Представляем Вам…
  • Направляем Вам…

Сопроводительное письмо для заключения договора образец

Затем следует наименование, номер договора и дальнейшие действия получателя: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно. Заканчивается письмо подписью отправителя с указанием его должности и ФИО. Образец сопроводительного письма к договору Генеральному директоруООО «Светлица»Е.В.

Предлагаем ознакомиться:  Документы для прописки по договору социального найма

Письмо-запрос подтверждения информации

Письмо пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

  • адресат (кому направляется, ФИО руководителя и наименование предприятия) — здесь важно не допустить ошибок (как это ни печально, но в фамилиях или инициалах первых лиц допускается 90% ошибок… Что будет с этим документом дальше, представить достаточно просто: оно, скорее всего, пойдет в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении);

  • обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным “уважаемый” (здесь есть нюанс: если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после);

  • «тело» — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, для того чтобы руководитель вник в существо написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо о направлении договора на подписание будет иметь следующий текст: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по существу проект договора (указывается суть), текст которого был согласован (указать где, когда и кем)». Этих сведений вполне достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем вообще идет речь;

  • подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя свое руководство;

  • данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам (в случае ошибок).

Кроме указанных реквизитов в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, а также список приложений с указанием количества листов.

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее

образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письма

Краткое описание

Пример

Вступление

Краткое содержание

О направлении ответа на претензию

Заголовок

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо передаваемых документов

Обращение

Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

Уважаемый Иван Иванович!

Цель послания

Краткая формулировка

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Основная часть

Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Заключение

Перечень приложений. Вежливая подпись

Приложения:

  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя.

Предлагаем ознакомиться:  Возмещение вреда здоровью в результате ДТП

Пример сопроводительного письма к документам

Сопроводительное письмо для заключения договора образец

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

  • разъяснение мотива письменного обращения;
  • ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
  • суть обращения;
  • конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
  • стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
  • регистрация в качестве исходящей документации.

Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

  • «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
  • дата, исходящий номер;
  • название запроса, отражающее характер просьбы;
  • личное обращение (кроме запросов в госорганы);
  • суть просьбы;
  • вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
  • завершение документа (подпись, печать).

В таком запросе обязательно должны быть подробные сведения о заявителе с обоснованием его права на подтверждение необходимой информации. Запрос следует формулировать корректно и недвусмысленно. Обязательно указывать адрес для предоставления ответа (почтовый и/или электронный).

Письмо-запрос в налоговую

Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

  • название;
  • ИНН;
  • адрес;
  • ФИО и подпись руководителя;
  • печать (если применяется организацией).

Желательно использование фирменного бланка.

Письмо-запрос в банк

Сопроводительное письмо для заключения договора образец

Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

  • правильное указание реквизитов автора письма;
  • ясное изложение проблемы;
  • по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
  • по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.
, , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector