Помощь юриста
Назад

Сроки хранения приказ на утверждение штатного расписания

Опубликовано: 26.11.2019
0
9

Срок хранения приказа об изменении штатного расписания

Относительно сроков и места хранения штатного расписания нужно отметить, что оно хранится в компании на протяжении 3-х лет. Отсчет начинают вести через год после того, как документ юридически утратил свою силу. Штатные же расстановки в документальном виде хранятся на протяжении 75 лет.

Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание для коммерческих организаций, то и вопрос про срок хранения штатного расписания медицинской организации, занимающейся, к примеру, исключительно предпринимательской деятельностью, теряет смысл. Что не обязательно разрабатывать и утверждать, не нужно и хранить.

Совершенно иначе обстоят дела с бюджетными учреждениями. В соответствии с законодательством штатные расписания имеют постоянный срок хранения (подп. «а» ст. 71 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Таким образом, срок хранения штатного расписания – 75 лет.

Также требуют хранения и проекты штатных расписаний, которые составляют крупные организации по своим структурным подразделениям. Такие документы должны храниться 5 лет (ст. 72 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний подлежит хранению в течение 3 лет ст. 73 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Поэтому срок хранения штатного расписания в школе или другом бюджетном учреждении максимально высокий – 75 лет.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Инфо

info

Указывается должность визирующего, личная подпись и ее расшифровка. Где и как долго хранится? Приказы по штатному расписанию хранятся в папке с приказами, относящимися к кадрам в организации. Непосредственно штатное расписание хранится в отдельной папке постоянно и переносится в архив сотрудником отдела бухгалтерии.

О введении изменений руководитель компании может объявить сотрудникам лично или на собрании. Также руководство сообщает и о вводе нового расписания на год. Чтобы изменить расписание, также необходимо составить приказ о внесении поправок.

Поэтому, работодатель самостоятельно определяет для своей организации порядок его утверждения, порядок и способ его ведения, порядок внесения изменений в штатное расписание, назначает лиц, ответственных за ведение штатного расписания, определяет способ его хранения. Штатное расписание может утверждаться приказом руководителя организации, или лицом, которое на основании организационно – распорядительных документов, несет ответственность за организацию кадрового учета и ведение штатного расписания. Форма приказа об утверждении штатного расписания не установлена, поэтому данный приказ составляется в произвольной форме.

Важно

important

Штатное расписание может утверждаться один раз и на несколько лет. У работодателя нет обязанности утверждать штатное расписание, например, ежегодно. Такая необходимость может возникнуть в случае внесения в него изменений.

Соответственно, хранить такой документ необходимо основательно и под чутким контролем, так как необходимость заново распланировать все нюансы, ранее указанные в утерянном или пришедшем в негодность расписании, может отнять достаточно много времени. Как выявить документы с истекшим сроком хранения В данном документе указывается личная информация каждого сотрудника, так что Законодательство лишь отчасти может регламентировать правила, касающиеся данного документа.

Предлагаем ознакомиться:  Нормативы по освещению помещений

Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо.Совместители в документации также указываются. Сделать это можно так:

  • Указать в соответствующей графе, что сотрудник работает на 0,4 ставки (это объясняется тем, что совместитель не может работать на данной должности более 16 часов в неделю). Оплата указывается фактическая, а не за полную ставку.
  • Прописать, что трудящийся занимает полную ставку и оклад отмечается полный. Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.
  • Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

Приказ об утверждении штатного расписания — один из документов по основной деятельности. Он утверждается руководителем предприятия (директором) или другим уполномоченным им лицом (например, начальником кадровой службы или бухгалтером).

В российском законодательстве нет унифицированной формы документа. Приказ можно разработать самостоятельно или воспользоваться уже существующими образцами, с одним из них вы можете ознакомиться ниже.

Таким образом, количество сотрудников, работающих по определенной должности, и количество штатных единиц, указанных в штатном расписании, может не совпадать. Указание оклада в штатном расписании В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и проч.» указывается месячная зарплата в рублях по окладу, тарифной сетке в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации.

Внимание

attention

Отметим, что работодатели довольно часто в отношении определенных должностей указывают в штатном расписании так называемые вилки окладов. При проверке штатного расписания инспекторы ГИТ обязательно обратят на это внимание и, скорее всего, оштрафуют за нарушение требований трудового законодательства.

По мнению инспекторов ГИТ, работники, занимающие одинаковые должности, должны получать равную оплату за выполнение одинаковой трудовой функции. В противном случае будет иметь место дискриминация.

Роструд поясняет, что при установлении в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует устанавливать одинаковые. При этом дифференциацию оплаты труда в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда Роструд рекомендует производить путем введения надбавок и доплат (письмо Роструда от 27 апреля 2011 г. № 1111-6-1).

Важно

important

Поэтому во избежание споров с трудовой инспекцией рекомендуем воспользоваться позицией Роструда и не предусматривать при составлении штатного расписания вилки окладов. Инструкции по кадровой работе Прием на работу сотрудника при отсутствии должности в штатном расписании Напомним, что штатное расписание используется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях. Порядок утверждения штатного расписания

  1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
  2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
  3. Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

К этой же группе относятся и некоторые приказы по вопросам предоставления отпусков, а именно: относительно предоставления отпусков по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы, любых отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.Более того, длительные командировки и командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда также документируются приказами по кадровым вопросам длительного срока хранения.

Предлагаем ознакомиться:  Приказ об утверждении норм выдачи спецодежды на предприятии образец

В таких случаях нотариус несет ответственность за сохранность упаковки. Сдавшему документы на хранение выдается свидетельство.

Возвращение принятых на хранение документов производится по предъявлении свидетельства и описи либо по решению суда.

При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников. Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников. Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен.

Сроки хранения приказ на утверждение штатного расписания

Есть ли обязательная форма штатного расписания Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3. Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Сколько копий ШР должно быть на производстве При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

Изменение штатного расписания Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

  1. Если происходит реорганизация фирмы;
  2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
  3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
  4. В случае изменения штатных единиц;
  5. Изменения должности в штатном расписании;
  6. Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

Штатное расписание – порядок оформления

Не рекомендуется внесение глобальных изменений в образец. Приказ должен быть кратким и емким, не переполненным ненужной информацией. Название компании обязательно должно полностью соответствовать тому, что указано в указанному в учредительных документах.

Под словом «Утверждено» проставляется номер приказа, а также дата его составления. Следует обратить внимание на то, что недопустимо в документе писать цифры прописью. Ставка сотрудников, оклад и надбавки – все это записывается цифрами.

В случае, если при заполнении расписания были допущены ошибки, для их корректировок потребуется издание нового приказа руководителя. Для сохранения тайны сведений, заполненный бланк не распространяется по организации. Делается всего 1 копия. Оригинал хранится у руководителя, копия – у главного бухгалтера. Кто визирует? Визирование документов осуществляется должностными лицами, назначенными организацией.

Где должны хранится приказы и штатное расписание

В документе заполняются такие разделы, как:

  • подразделения компании;
  • дата и номер приказа;
  • дата и номер утверждаемого расписания;
  • количество сотрудников;
  • общая сумма заработной платы.

Руководитель имеет право внести в штатное расписание любую информацию, которая, по его мнению, позволит оптимизировать работу в организации и закрепить ее приказом. Штатное расписание может быть составлено на один отдел или сразу все структурное подразделение, а может быть разделено по категориям работников. Самые распространенные категории: рабочие, обслуживающий персонал, АУП и ИТР.

icon

В таблице показаны основные разделы штатного расписания.

Предлагаем ознакомиться:  Дисциплинарные взыскания военнослужащих — правила применения

Если штатное расписание храниться на электронном носителе в информационных системах, то его хранение производится в соответствии с Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв. Постановлением Правительства РФ № 781 от 17.11.2007 г.

, а также локальными нормативными актами работодателя. Уничтожение или обезличивание штатного расписания должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку, содержащихся в нем персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

Штатное расписание: к чему придирается гит

Инфо

info

Правила оформления приказа Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4. При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы. Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами.

Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Текст приказа могут подготовить сотрудники по поручению директора. Однако подписывают расписание и приказ директор или его заместитель. Как часто требуется его издание? Достаточно издания нового штатного расписания раз в год.

В случае необходимости оно может быть переиздано в течение года. Каждое издание или переиздание сопровождается составлением нового приказа. Это практикуется в том случае, если произошли глобальные перемены в кадровой системе. При сокращении штата необходимо привести количество кадровых единиц в полное соответствие с реальными цифрами.

Как хранить штатное расписание?

Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень). Согласно перечню сроки хранения штатного расписания являются следующими:

  • постоянное хранение — для организаций, где расписание было разработано и (или) утверждено;
  • 3-летнее хранение — для иных организаций.

В пределах сроков хранения штатного расписания организация должна обеспечить выдачу копии штатного расписания лицам, которые обладают правом на получение такой документации, в частности участникам ООО (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от 12.10.2010 по делу № А46-1925/2010). Также согласно перечню установлены следующие сроки хранения документов, связанных с расписанием:

  • проекты расписания, справки и заключения — 5 лет;
  • переписка по разработке расписания — 3 года;
  • штатные расстановки (списочный состав сотрудников) — 75 лет.

Внимание

attention

Штатное расписание — это такой локальный документ, помогающий организовать и систематизировать работу учреждения, что существенным образом повышает эффективность деятельности организации. Содержание документации едино для абсолютно всех компаний, в него входят такие позиции, как информация об назначенных окладах, надбавках для сотрудников, занимаемые должности, количество работающих единиц в штате и прочие. Подробнее, что такое штатное расписание рассмотрим ниже.

, , , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector